22.2.1. В течение срока хранения документов и дел в структурном подразделении их использование осуществляется в соответствии с действующим законодательством, в том числе для оформления справок, копий и выписок.
Структурными подразделениями выдаются справки, копии и выписки по документам, образующимся в деятельности структурного подразделения, и на основании документов, хранящихся в структурном подразделении на текущий момент.
22.2.2. Для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа на копиях (выписках) проставляется реквизит "отметка о заверении копии". Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под реквизитом "подпись" или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно" ("Копия верна", "Выписка верна"), наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа). Например:
Верно | ||
Начальник канцелярии департамента по документационному обеспечению | Подпись | И.О. Фамилия |
Дата |
Если копия (выписка) выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, при необходимости отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (выписка): "Подлинник документа находится в (наименование структурного подразделения) в деле N... за... год", и заверяется печатью. Указанный номер дела соответствует индексу дела по номенклатуре. Например:
Подлинник документа находится в канцелярии департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению в деле N 11/1-02 за 2022 год.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Заверение правовых актов и протоколов может производиться без оформления отметки о заверении копии при помощи предназначенной для этой цели печати - "Для документов", которая проставляется на месте подписи должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, при этом наличие копии собственноручной подписи не является обязательным.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, место скрепления заверяется печатью, на последнем листе прошитого документа проставляется отметка о заверении копии, при необходимости запись о месте хранения документа. Эти сведения дополняются указанием количества листов копии (выписки из документа). Например:
Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 3 (три) листа.
Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист несшитой многостраничной копии документа.
22.2.3. Выписка из документа может оформляться на бланке письма и бланке документа с обозначением названия вида документа "Выписка".
В выписке название документа, его регистрационный номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все поставленные в запросе вопросы. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.
Выписка подписывается уполномоченным должностным лицом и при необходимости заверяется печатью.