Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 46), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Подписывается внутренняя опись ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе "Примечание" со ссылкой на соответствующий акт.