26.1. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 59), производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Исключение составляют документы временного срока хранения, в сроке хранения которых отсутствует пометка "ЭПК".
26.2. Отбор документов и экспертиза ценности документов осуществляются структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края самостоятельно под методическим руководством специалиста, ответственного за архив.
26.3. Отбор документов к уничтожению проводится на основании соответствующих типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра.
26.4. На дела с истекшими сроками хранения структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Ежегодно департамент по документационному обеспечению рассылает в структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края запрос о предоставлении предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
В предложениях указываются наименование, принявший орган и реквизиты правовых актов, устанавливающих сроки хранения для документов, на основании которых произведен отбор к уничтожению. Дела (документы), отобранные к уничтожению, перечисляются с указанием заголовков дел и индексов по номенклатуре дел, годов заведения и завершения дел в делопроизводстве, количества дел, сроков их хранения в соответствии с правовыми актами. В итоговой записи указывается общее количество отобранных к уничтожению дел.
Предложения составляются в виде электронных документов сотрудниками структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственными за формирование дел, согласовываются с сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, оформляются на бланке письма структурного подразделения, подписываются руководителем структурного подразделения электронной подписью и направляются в департамент по документационному обеспечению по ЕСЭД.
Если предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, отсутствуют, достаточно в электронном виде направить в департамент по документационному обеспечению письмо с информацией об отсутствии предложений.
Образец письма с предложениями к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлен в приложении 60.
26.5. На основании предложений структурных подразделений специалист, ответственный за архив, составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 59).
Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается начальником департамента по документационному обеспечению, руководителями соответствующих структурных подразделений, специалистом, ответственным за архив, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
26.6. После утверждения сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, документы уничтожаются структурными подразделениями или централизованно.
26.7. После уничтожения документов специалистом, ответственным за архив, делается запись об этом в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проставляются отметки в номенклатуре дел за соответствующий год.