21.1.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
21.1.2. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:
раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела (например, "Документы (информации, справки, обзоры и др.) по исполнению поручений из протоколов заседаний Правительства Алтайского края"), личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;
на общих основаниях помещаются в дела ксерокопии факсограмм и телефонограммы;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа, не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры документов;
дело, предназначенное для архивного хранения, должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома.
21.1.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам, внутри группы (или вида) в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относились. Если количество листов в деле с основным документом и приложениями к нему превышает 250 листов, тогда приложения формируются в отдельный том (тома).
Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам.