11.1. В процессе работы в ЕСЭД создаются, обрабатываются, используются и хранятся следующие виды документов:
электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (в том числе исходящие, внутренние, созданные в ЕСЭД, и входящие, полученные по ЕСЭД, МЭДО);
электронные документы, созданные в ЕСЭД без предварительного документирования на бумажном носителе и без использования усиленной квалифицированной электронной подписи (внутренние документы, созданные в ЕСЭД);
электронные копии документов на бумажных носителях;
регистрационные карточки документов на бумажных носителях, созданные для организации учета и контроля.
11.2. Заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края утверждается перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (приложение 6). Данный перечень составляется специалистом, ответственным за архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, согласовывается с центральной экспертной комиссией Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и экспертно-проверочно-методической комиссией Министерства культуры Алтайского края.
11.3. Электронные документы должны быть оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
11.4. Создание, регистрация и учет электронных документов осуществляются с использованием ЕСЭД путем формирования регистрационно-учетных данных (реквизитов) об электронном документе, обеспечивающих управление таким документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
Единицей учета электронного документа является регистрационная карточка документа, зарегистрированного в ЕСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.
11.5. Созданные и направленные по ЕСЭД, а также поступившие по МЭДО электронные документы принимаются как подлинники, о чем в регистрационной карточке документа при регистрации проставляется отметка "оригинал в электронном виде".
Запись "электронный документ" используется в полях "примечание", "текст резолюции", "категория резолюции" регистрационной карточки документа в ЕСЭД при направлении документа для работы в электронном виде, в том числе для направления электронных копий документов на бумажных носителях.
11.6. Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе МЭДО, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.
Документы, поступившие и отправляемые по МЭДО, проходят проверку действительности электронной подписи и соответствия требованиям к документам, направляемым по МЭДО.
При работе в ЕСЭД с документами, поступившими и отправляемыми по МЭДО, информационное взаимодействие в процессе обмена документами в электронном виде обеспечивается путем формирования и направления участниками процесса соответствующих уведомлений.