ПРАВИТЕЛЬСТВО АЛТАЙСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 2 февраля 2018 года N 22-р
[Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края]
(с изменениями на 30 декабря 2022 года)
(в ред. Распоряжения Правительства Алтайского края от 30.12.2022 N 422-р)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
2. Признать утратившими силу следующие распоряжения Администрации Алтайского края:
от 24.05.2016 N 149-р.
Губернатор Алтайского края,
Председатель Правительства
Алтайского края
А.Б.КАРЛИН
Утверждена
Распоряжением
Правительства Алтайского края
от 2 февраля 2018 г. N 22-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
(в ред. Распоряжения Правительства Алтайского края от 30.12.2022 N 422-р)
I. Общие положения
1. Правовые основы и общие требования к организации работы с документами
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "Инструкция") определяет порядок организации работы с документами Губернатора Алтайского края, документами Правительства Алтайского края в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и других органах исполнительной власти Алтайского края и подведомственных им организациях, а также устанавливает правила подготовки и оформления этих документов.
Инструкция также определяет порядок организации работы с документами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и устанавливает правила их подготовки и оформления.
1.2. Под термином "документ" подразумеваются правовые акты, входящая и исходящая корреспонденция и иные служебные документы на бумажном носителе и в электронной форме, созданные и оформленные в установленном порядке.
1.3. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, исполнению и использованию документов Губернатора Алтайского края и документов Правительства Алтайского края, обязательные для всех лиц, замещающих государственные должности Алтайского края, должности государственной гражданской службы в органах исполнительной власти Алтайского края, а также лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы в органах исполнительной власти Алтайского края (далее - "служащие органов исполнительной власти Алтайского края").
Органам местного самоуправления Алтайского края при работе с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края рекомендуется руководствоваться настоящей Инструкцией.
Порядок и правила работы с документами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для всех государственных гражданских служащих, лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края").
1.4. Работа с документами Губернатора Алтайского края осуществляется по аналогии с документами Правительства Алтайского края, если настоящей Инструкцией не установлено иное.
Порядок организации работы с документами Правительства Алтайского края определяется Регламентом Правительства Алтайского края и настоящей Инструкцией.
Требования Инструкции распространяются на работу с документами заместителей Председателя Правительства Алтайского края, не замещающих должности в других органах исполнительной власти, а также заместителя Председателя Правительства Алтайского края - руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "заместители Председателя Правительства Алтайского края").
Работа с документами заместителей Председателя Правительства Алтайского края, замещающих должности в других органах исполнительной власти (кроме руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края), регулируется настоящей Инструкцией в части документов Правительства Алтайского края.
Порядок организации работы с документами Губернатора и Правительства Алтайского края, определенный настоящей Инструкцией, распространяется на документы органов исполнительной власти Алтайского края, подготовленные во их исполнение, в части общих положений, организации документооборота и исполнения.
1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование с применением информационных технологий.
1.6. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, персональные данные и другую информацию ограниченного доступа, а также с поручениями Президента Российской Федерации, обращениями и запросами граждан и организаций в части, не регламентированной специальными правовыми актами.
1.7. Требования Инструкции, касающиеся бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документации, регулируют лишь часть общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.8. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется в Единой системе электронного документооборота Алтайского края (далее - ЕСЭД) в соответствии с настоящей Инструкцией, Положением о ЕСЭД и Регламентом работы в ЕСЭД.
В ЕСЭД отражается процесс прохождения (создания) документа на бумажном носителе и осуществляется создание электронных документов и обмен ими между участниками ЕСЭД.
Обмен электронными документами между участниками ЕСЭД осуществляется без дублирования по электронной почте и дублирования на бумажном носителе (за исключением случаев, установленных настоящей Инструкцией и другими правовыми актами).
Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками ЕСЭД, осуществляется по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) или электронной почте.
Для подтверждения подлинности электронных документов в ЕСЭД используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
1.9. Порядок доступа служащих органов исполнительной власти Алтайского края к документам (проектам документов), зарегистрированным в ЕСЭД, определяется Регламентом работы в ЕСЭД.
1.10. Разработку правил работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, в том числе с использованием современных информационных технологий, методическое руководство при подготовке и исполнении документов, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению (далее - "департамент по документационному обеспечению").
Требования сотрудников департамента по документационному обеспечению по организации работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края в соответствии с настоящей Инструкцией, соблюдению установленных правил работы с документами, устранению недостатков и нарушений установленных правил обязательны для исполнения.
Образцы бланков правовых актов, писем органов исполнительной власти Алтайского края и писем структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края согласовываются с департаментом по документационному обеспечению.
1.11. Ответственность за организацию работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края и состояние делопроизводства по ним, в том числе за прохождение и исполнение документов, за соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов и информации, содержащейся в них, в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края возлагается на их руководителей.
1.12. Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами.
Служащие, ответственные за делопроизводство в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, обеспечивают контроль за соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил при работе с документами и подготовке их проектов.
Департамент по документационному обеспечению осуществляет методическое руководство служащими, ответственными за делопроизводство, в части их работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края.
1.13. Ведение делопроизводства коллегиальных и совещательных органов, в том числе контроль за исполнением их решений и подготовку к передаче дел на архивное хранение, осуществляют секретари этих органов.
1.14. Документы, поступившие на рассмотрение Губернатору Алтайского края, в Правительство Алтайского края и Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края, а также документы (проекты документов) Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовленные служащими органов исполнительной власти Алтайского края, и принятые по ним решения до их обнародования, опубликования, размещения в сети "Интернет" в установленном законодательством Российской Федерации и Алтайского края порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
Служебная информация может использоваться исключительно в служебных целях и в соответствии с полномочиями служащих органов исполнительной власти Алтайского края.
С содержанием документов (проектов документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению (подготовке).
Ознакомление с документами (проектами документов), содержащими служебную информацию, а также передача этих документов (проектов документов), их копий сторонним юридическим или физическим лицам не допускаются, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются только специально уполномоченными сотрудниками Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
1.15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни служащие органов исполнительной власти Алтайского края информируют служащего, ответственного за ведение делопроизводства, о документах, находящихся у них на исполнении в этот период.
При увольнении служащих органов исполнительной власти Алтайского края или их переводе в другое подразделение осуществляется передача документов и дел другому служащему по указанию руководителя соответствующего подразделения.
1.16. Об утрате или неисправимом повреждении документа ставится в известность руководитель органа исполнительной власти (структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края), ответственного за его исполнение, и докладывается в департамент по документационному обеспечению для принятия дальнейших решений по их розыску или замещению.
1.17. Служащие органов исполнительной власти Алтайского края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края.
II. Организация документооборота
2. Принципы организации документооборота
2.1. Прохождение документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с момента создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из нескольких основных документопотоков:
документы, поступающие в адрес Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края (входящие);
документы, образующиеся в процессе деятельности Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края (исходящие, внутренние);
