3.1. Члены Комиссии, представители подразделений территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, представители органов исполнительной власти Калининградской области, структурных подразделений администрации городского округа "Город Калининград" и организаций, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на заседаниях Комиссии, принимают участие в подготовке этих заседаний в соответствии с планом работы Комиссии и несут персональную ответственность за качество материалов и своевременность их представления.
3.2. Секретарь Комиссии оказывает организационную и методическую помощь представителям:
- подразделений территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;
- органов исполнительной власти Калининградской области;
- структурных подразделений администрации городского округа "Город Калининград";
- организаций, участвующим в подготовке материалов к заседанию Комиссии.
3.3. Проект повестки дня заседания Комиссии уточняется в процессе подготовки к очередному заседанию и согласовывается секретарем Комиссии с председателем Комиссии. Повестка дня заседания окончательно утверждается непосредственно на заседании решением Комиссии.
3.4. Для подготовки вопросов, вносимых на рассмотрение Комиссии, решением председателя Комиссии могут создаваться рабочие группы Комиссии из членов Комиссии, представителей заинтересованных структурных подразделений администрации городского округа "Город Калининград", секретаря Комиссии, а также экспертов (по согласованию).
3.5. Материалы для рассмотрения на заседании Комиссии представляются секретарю Комиссии не позднее чем за 30 дней до даты проведения заседания и включают в себя:
- аналитическую справку по рассматриваемому вопросу;
- тезисы выступления основного докладчика;
- проект решения по рассматриваемому вопросу с указанием исполнителей пунктов решения и сроков их исполнения;
- материалы, необходимые для согласования проекта решения с заинтересованными органами;
- особые мнения по представленному проекту, если таковые имеются.