3.1. Формирование и заполнение Реестра муниципальных служащих осуществляется в соответствии со штатными расписаниями и на основании сведений из личных дел муниципальных служащих.
3.2. Ведение реестра осуществляется в электронном виде. Департамент кадровой политики и кадровые службы при наличии технической возможности ведут Реестр в электронном виде с использованием специализированного программного обеспечения с учетом особенностей, установленных пунктом 1.7 настоящего Положения.
3.3. Основанием для включения в Реестр муниципальных служащих является принятие (назначение) на должность муниципальной службы.
3.4. В Реестр муниципальных служащих заносятся сведения о каждом лице, замещающем должность муниципальной службы в администрации города Южно-Сахалинска.
3.5. Реестр ведется регулярно. Изменения, связанные с прохождением муниципальной службы, вносятся в Реестр муниципальных служащих в соответствии с изменениями в личных делах муниципальных служащих не позднее дня, следующего за днем наступления события, являющегося основанием для внесения изменений в Реестр муниципальных служащих.
3.6. Муниципальный служащий, уволенный с муниципальной службы, исключается из Реестра муниципальных служащих.
В случае смерти (гибели) муниципального служащего либо признания муниципального служащего безвестно отсутствующим или объявления его умершим решением суда, вступившим в законную силу, муниципальный служащий исключается из Реестра муниципальных служащих в день, следующий за днем смерти (гибели) или днем вступления в законную силу решения суда.
3.7. В случае исключения муниципального служащего из Реестра муниципальных служащих, сведения о данном муниципальном служащем, содержащиеся в Реестре муниципальных служащих, переносятся в архив Реестра муниципальных служащих (приложение N 2 к настоящему Положению).
Архив Реестра муниципальных служащих ведется в порядке, установленном для ведения Реестра муниципальных служащих.
3.8. Отдел муниципальной службы и кадров Департамента кадровой политики ежегодно, в срок до 1 февраля года, следующего за отчетным годом, формирует сводный Реестр муниципальных служащих аппарата администрации города Южно-Сахалинска и отраслевых (функциональных) органов администрации города Южно-Сахалинска по форме, утвержденной приложением N 1 к настоящему Положению, а также архив Реестра муниципальных служащих по форме, утвержденной приложением N 2 к настоящему Положению, по состоянию на 31 декабря отчетного года.
3.9. Сводный реестр муниципальных служащих и архив Реестра муниципальных служащих хранятся в электронном виде в отделе муниципальной службы и кадров Департамента кадровой политики в составе муниципальной информационной системы "Единая мультисервисная телекоммуникационная сеть администрации города Южно-Сахалинска".
3.10. Для формирования сводного Реестра муниципальных служащих руководители отраслевых (функциональных) органов ежегодно по состоянию на 31 декабря отчетного года (в срок до 15 января года, следующего за отчетным годом) направляют в Департамент кадровой политики сведения о муниципальных служащих в соответствии с приложениями N 1 и N 2 настоящего Положения посредством системы электронного документооборота администрации города Южно-Сахалинска (СЭД), выбрав тип переписки "Конфиденциальный внутренний".
3.11. Реестр муниципальных служащих и архив Реестра муниципальных служащих подлежат постоянному хранению, их уничтожение и изъятие не допускаются.