2.1. В органе власти создается архив электронных документов в ИС "СЭД", обеспечивающей управление архивными электронными документами.
Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:
- временного срока хранения (до 10 лет включительно);
- временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;
- постоянного срока хранения.
Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архива электронных документов органа власти.
Ежегодно не позднее последней декады декабря ответственным за архив органа власти (далее - ответственный за архив) в ИС "СЭД" вносится номенклатура дел органа власти на очередной год с обязательным указанием сроков хранения дел, номеров статей в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов.
Номенклатура в течение года может корректироваться в ИС "СЭД" ответственным за архив.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел органа власти.
Исполнитель документа в органе власти при подготовке электронного документа помещает его в электронное дело путем выбора индекса дела согласно номенклатуре дел органа власти.
В электронный архив органа власти включаются электронные документы в формате архивного хранения PDF/A.
Конвертирование в формат архивного хранения PDF/A электронных документов постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется автоматически в ИС "СЭД" ответственным за архив.
Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, при конвертировании в формат архивного хранения PDF/A присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. В этих целях при разработке электронного документа все приложения к нему включаются в один файл.
Объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы в случае, если форматы файлов приложений отличаются от формата файла основного документа. Связь основного документа и документа-приложения обеспечивается средствами ИС "СЭД".