4.1. Основанием для начала административной процедуры и критерием принятия решения является наличие оформленной и зарегистрированной в установленном порядке информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационного письма об отказе в предоставлении информации по документам архивных фондов.
4.2. Информация по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационное письмо не позднее 3-х дней направляются канцелярией отдела делопроизводства и технического обеспечения заявителю по почте или выдаются работником архива под расписку на руки заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенным лицам при предъявлении документов, подтверждающих их полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.3. При подаче заявлении о предоставлении муниципальной услуги через многофункциональный центр исполнитель обеспечивает передачу информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационного письма в многофункциональный центр для выдачи заявителю в день регистрации информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии или информационного письма.
4.4. В случае выбора заявителем способа получения результата оказания услуги в форме электронных документов исполнитель формирует документы для ответа в виде электронных копий документов, подписывает их усиленной квалифицированной подписью и отправляет заявителю на указанный им электронный адрес.
4.5. В случае поступления заявления посредством Порталов ответ направляется заявителю с помощью средств, предоставляемых системой исполнения услуг Правительства Пензенской область.
4.6. Продолжительность административной процедуры (максимальный срок ее выполнения) составляет 3 рабочих дня.
4.7. Ответственным за выполнение административной процедуры является работник архива.
4.8. Критерием принятия решения о направлении (выдачи на руки) заявителю информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационных писем является наличие оформленной надлежащим образом и зарегистрированной информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационного письма.
4.9. Результатом административной процедуры является выдача заявителю результата предоставления муниципальной услуги.
4.10. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является расписка заявителя в получении запрашиваемой информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационного письма, либо отметка в журнале учета почтовых отправлений канцелярии администрации города Пензы о направлении запрашиваемой информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) или информационного письма.