13.1. Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив Департамента управления делами (далее - архив) и ГКУ "Государственный архив Забайкальского края" в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Забайкальского края, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
13.2. Составление номенклатуры дел.
13.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.2.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Инструкцией, Положениями о Департаменте управления делами и об Администрации Губернатора Забайкальского края, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве края, их виды, состав и содержание (приложение N 5).
13.2.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Департаменте управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края; для переходящих дел индекс сохраняется;
в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
графа 3 заполняется по окончании календарного года;
в графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения;
в графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой исполнительный орган власти для продолжения и др.
13.2.4. Если в течение года в структурных подразделениях Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 25 декабря текущего года руководителем подразделения и после согласования с Департаментом управления делами подписывается руководителем подразделения.
13.2.5. Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора Забайкальского края составляется Департаментом управления делами на основании номенклатуры дел подразделений Администрации Губернатора Забайкальского края, подписывается руководителем Департамента управления делами и после ее одобрения согласовывается экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Департамента по делам архивов Забайкальского края (далее - Департамент по делам архивов).