10.1. Общие правила организации документооборота.
10.1.1. Движение документов в Правительстве края с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве края, регламентируются Инструкцией и Регламентом Правительства края.
10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием СЭД. Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РК. При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата .pdf, .tiff; для текстовых документов - .doc, .docx, .rtf).
10.2. Прием, регистрация, отправка документов.
10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение в СЭД корреспонденции, поступающей на бумажных носителях, а также документов, поступающих по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), производятся работниками, ответственными за делопроизводство в исполнительных органах власти.
10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в канцелярии принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из внешних по отношению к СЭД источников.
При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в канцелярии документу в РК делается связка с этим документом.
10.2.3. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в СЭД, сканируются и направляются по СЭД на рассмотрение адресату.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению.
Документы, направленные по СЭД с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа или электронного образа документа, не рассматриваются до устранения нарушений.
10.2.4. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в СЭД.