АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 8 февраля 2016 года N 28-р


Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа

____________________________________________________________________
Утратил силу с 13 ноября 2020 года на основании Распоряжения Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 27.11.2020 N 217-р.
____________________________________________________________________

(с изменениями на 5 марта 2019 года)

(в ред. Распоряжений Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19.05.2017 N 97-р, от 13.12.2017 N 359-р, от 05.03.2019 N 33-р)

В целях установления единого порядка делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа

1. Утвердить Правила делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа согласно приложению 1 к настоящему Распоряжению.

2. Руководителям органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа ознакомить работников соответствующих органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа с настоящим Распоряжением.

3. Опубликовать настоящее Распоряжение в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте администрации Петропавловск-Камчатского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Настоящее Распоряжение вступает в силу с 15.02.2016, но не ранее дня официального опубликования.

Глава
администрации
Петропавловск-Камчатского
городского округа
Д.В.ЗАЙЦЕВ

Приложение 1
к Распоряжению администрации
Петропавловск-Камчатского
городского округа
от 08.02.2016 N 28-р

ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА И В ОРГАНАХ АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

(в ред. Распоряжений Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19.05.2017 N 97-р, от 13.12.2017 N 359-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Правила) устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - администрация) и ее органах (далее - органы администрации).

1.2. Действие Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения и персональные данные. Порядок работы с указанными документами устанавливается иными правовыми актами.

1.3. В Правилах используются понятия, термины, определения, установленные:

- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477;

- государственными стандартами РФ и (или) иными нормативными правовыми документами РФ, устанавливающими требования к оформлению документов, а также термины и определения в сфере делопроизводства и архивного дела.

1.4. Правила распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.5. Автоматизированные технологии обработки информации, применяемые в администрации и органах администрации, должны отвечать требованиям Правил.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения администрации на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются органом администрации, на который правовыми актами администрации возложены функции по документационному обеспечению администрации и/или ее органов (далее - ОДО).

1.7. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил в органе администрации возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.8. Руководитель органа администрации (далее - руководитель) определяет ответственного за ведение делопроизводства, который организует и (или) осуществляет ведение делопроизводства в соответствующем органе, в том числе:

- обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки;

- информирует руководителя о состоянии исполнения документов;

- осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.9. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в органах администрации, закрепляются в их должностных инструкциях.

1.10. При смене руководителя в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве.

1.11. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через служащего, ответственного за ведение делопроизводства, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

1.12. В случае увольнения сотрудника, ответственного за делопроизводство органа администрации, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему эти обязанности.

1.13. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается главой Петропавловск-Камчатского городского округа или лицом, исполняющим его полномочия (далее - глава). Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации.

(п. 1.13 в ред. Распоряжения Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19.05.2017 N 97-р)

1.14. Сотрудники администрации и ее органов несут персональную ответственность за выполнение требований Правил, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

1.15. При утрате документов руководитель обязан назначить служебную проверку, о результатах которой информирует главу.

(п. 1.15 в ред. Распоряжения Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19.05.2017 N 97-р)

2. Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих документов администрации

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов, т.е. в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

2.2. В администрации и ее органах создаются следующие виды управленческих документов:

- организационные документы (уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.);

- распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы);

(абзац в ред. Распоряжения Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19.05.2017 N 97-р)

- информационно-справочные и справочно-аналитические документы (служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.);

- документы по личному составу (распоряжения (приказы) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.);

- иные документы (планы и графики работы, отчеты и т.д.).

3. Подготовка и оформление управленческих документов

3.1. Управленческие документы (далее по тексту - документы), создаваемые в администрации и ее органах, оформляются в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами РФ и (или) иными нормативными правовыми документами РФ, устанавливающими требования к оформлению документов, в том числе:

- национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";

(абзац в ред. Распоряжения Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19.05.2017 N 97-р)

абзац исключен. - Распоряжение Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19.05.2017 N 97-р;

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

3.2. Документы администрации и ее органов должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97 - 2016.

(п. 3.2 в ред. Распоряжения Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19.05.2017 N 97-р)

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210х297 мм).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman:

- для оформления текстовых материалов размером N 14 через 1 межстрочный интервал;

- для оформления табличных материалов размером N 10, 11, 12 через 1 межстрочный интервал.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: