ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА, СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
1. Описи дел составляются каждым структурным подразделением администрации Волгограда (далее - структурное подразделение) самостоятельно под методическим руководством архива.
В архив документы сдаются по описям дел.
2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для учета единиц хранения и раскрытия содержания документов.
3. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
4. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения. На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.
5. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел.
6. Ответственность за подготовку сводной описи дел возлагается на архив.
По сводной описи дел документы сдаются в архив.
7. В структурных подразделениях описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда составляются по форме согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной постановлением администрации Волгограда от 30 августа 2013 года N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда", и представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
8. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством.
9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации и порядком на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись дел под самостоятельным номером);
в описи дел используется валовый порядок нумерации;
порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении подряд дел в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью), например:
1. | 01-03 | Постановления администрации Волгограда N 1 - 56 |
2. | 01-03 | То же, N 57 - 112 |
многотомные дела в опись дел вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи дел пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то заголовок дела необходимо повторить полностью. При внесении в опись дел последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";
в графе "Крайние даты" дата указывается цифровым способом, например:
1. | 01-03 | Постановления администрации Волгограда N 1 - 56 | 10.01.2011 - 15.01.2011 |
2. | 01-03 | То же, N 57 - 112 | 16.01.2011 - 10.02.2011 |
10. В описи дел между наименованиями (заголовками) дел оставляется межстрочный интервал 6 - 12 пунктов.