ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА, СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
(в ред. постановления администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
1. При формировании дел в администрации Волгограда, структурных подразделениях администрации Волгограда необходимо соблюдать следующий порядок:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами, за исключением случаев, когда основной документ и приложения к нему имеют разные сроки хранения;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
относить дела к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в администрацию Волгограда, структурное подразделение администрации Волгограда;
относить планы, отчеты, сметы к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
относить дела, начатые производством в одном структурном подразделении администрации Волгограда и переданные для продолжения в другое структурное подразделение администрации Волгограда, к структурному подразделению администрации Волгограда, в котором они были закончены (при этом название первого структурного подразделения администрации Волгограда берется в скобки и пишется название последнего);
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дело факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, оформленный правильно и полностью (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных).
2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
3. Распорядительные документы группируются в дела с относящимися к ним приложениями.
Документы в личных делах располагаются по дате их поступления.
4. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
5. Необходимо отделять обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан от другой переписки.
6. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
7. Дела считаются заведенными со дня включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
8. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится следующий комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;