В Инструкции используются следующие термины и определения:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
архив - структурное подразделение, учреждение, осуществляющее хранение архивных документов в течение периода, устанавливаемого правовыми актами;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по содержательному признаку и целевому назначению;
дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, объединенных отдельной обложкой;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Волгограда;
документооборот - движение документов в администрации Волгограда, структурном подразделении со дня их создания или получения до завершения их исполнения или отправления;
копия - копия документа, полностью воспроизводящая информацию, содержащуюся в подлиннике документа, и его внешние признаки, на которой в установленном порядке проставляются необходимые реквизиты;
запрос информации - обращение юридических или физических лиц (индивидуальных предпринимателей) в устной или письменной форме в администрацию Волгограда, структурное подразделение либо к должностным лицам администрации Волгограда, а также обращение администрации Волгограда, структурного подразделения к юридическим или физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации Волгограда, структурном подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
обращения граждан - направленные в администрацию Волгограда, структурное подразделение или должностному лицу администрации Волгограда в письменной форме или в форме электронного документа предложения, заявления или жалобы, а также устные обращения граждан в администрацию Волгограда, структурное подразделение;
объем документооборота - количество документов, поступивших в администрацию Волгограда, структурное подразделение и созданных ими за определенный период;
официальный документ - документ, созданный органом исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, администрацией Волгограда, структурным подразделением либо должностными лицами администрации Волгограда, юридическими или физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Волгограда, структурного подразделения;
оформление документа - проставление реквизитов, необходимость использования которых установлена правилами документирования;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и осуществление в установленном порядке записи сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство администрации Волгограда - глава администрации Волгограда, первый заместитель главы администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда;
(в ред. постановления администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
руководство структурного подразделения - руководитель структурного подразделения, заместители руководителя структурного подразделения;
САДД - система автоматизированного документооборота и делопроизводства, используемая для учета, поиска, хранения и использования электронных образов документов администрации Волгограда, структурного подразделения;
служба делопроизводства - структурное подразделение администрации Волгограда, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и архивного дела, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства и архивного дела в администрации Волгограда, структурном подразделении;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
структурное подразделение - структурное подразделение, не обладающее правами юридического лица;