5.1. Принципы организации документооборота.
5.1.1. Движение документов со дня их создания или получения до завершения исполнения или отправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборот администрации Волгограда, структурного подразделения. Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке и последовательности, указанных в Инструкции.
При наличии технической возможности документооборот в администрации Волгограда, структурных подразделениях осуществляется с использованием САДД.
В САДД хранятся регистрационные реквизиты документов, а также электронные образы документов, полученные путем сканирования или подготовленные в электронном виде исполнителем.
5.1.2. В администрации Волгограда организация делопроизводства возложена на организационное управление администрации Волгограда, в части полномочий отдела обращений граждан контрольного управления администрации Волгограда - на контрольное управление администрации Волгограда, в структурных подразделениях - на службы делопроизводства.
(пп. 5.1.2 в ред. постановления администрации Волгограда от 14.11.2017 N 1747)
5.1.3. Регистрация документов осуществляется в следующем порядке:
поступающие документы, адресованные администрации Волгограда, главе администрации Волгограда, первому заместителю главы администрации Волгограда, заместителям главы администрации Волгограда, документы, адресованные руководителям комиссий, образованных в соответствии с муниципальными правовыми актами Волгограда, а также отправляемые документы за подписью главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда регистрируются в отделе документационного обеспечения организационного управления администрации Волгограда;
(в ред. постановлений администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963, от 14.11.2017 N 1747, от 10.07.2018 N 895)
обращения граждан (устные, письменные, индивидуальные, коллективные) и переписка по обращениям граждан регистрируются в отделе обращений граждан контрольного управления администрации Волгограда (далее - отдел обращений граждан);
документы, поступающие из судебных органов (судебные постановления, определения, повестки и др.), регистрируются в комитете правового обеспечения администрации Волгограда;
(в ред. постановления администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения и имеющие ограничительную пометку доступа "Для служебного пользования", а также информацию, отнесенную в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к государственной тайне, регистрируются в отделе мобилизационной, секретной работы и защиты информации администрации Волгограда;
(в ред. постановления администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
входящие документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделений (органов) администрации Волгограда, а также исходящие документы за подписью руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделений (органов) администрации Волгограда, их заместителей регистрируются в соответствующих отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделениях (органах) администрации Волгограда.
5.1.4. Документы регистрируются в день их поступления до 16.00 час. датой текущего дня, а с 16.00 час. - датой следующего дня.
На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего номера документа.
Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, руководителей структурных подразделений не допускается.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация; отправляемая документация; внутренняя документация, обращения граждан.
В составе поступающей и отправляемой документации могут выделяться:
документы, поступившие от органов государственной власти Волгоградской области;
документы, поступившие из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, Волгоградской областной Думы, Волгоградской городской Думы, администрации Волгограда, структурного подразделения;
документы, поступившие от юридических и физических лиц (индивидуальных предпринимателей);
документы, поступившие от иностранных корреспондентов;
обращения граждан.
Регистрационный номер поступающего и отправляемого документа состоит из:
индекса подразделения;