ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
(в ред. постановления администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
1. Оформление дел осуществляется администрацией Волгограда, структурными подразделениями администрации Волгограда самостоятельно под методическим руководством архива.
2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
2.1. Полное оформление дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда предусматривает:
систематизацию документов;
подшивку дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление при необходимости внутренней описи документов по форме согласно приложению 23 к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной постановлением администрации Волгограда от 30 августа 2013 года N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда" (далее - внутренняя опись документов);
оформление обложек дел и внесение необходимых уточнений в реквизиты (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
2.2. Частичное оформление дел временного (до 10 лет) хранения предусматривает:
формирование в мягкие папки (скоросшиватели);
оформление обложки дел по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
3. Обложка (титульный лист) дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу администрации Волгограда, структурного подразделения администрации Волгограда осуществляется с использованием компьютерной и организационной техники. Оформление реквизитов обложки дела осуществляется по форме согласно приложению 22 к Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденной постановлением администрации Волгограда от 30 августа 2013 года N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".
3.1. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с архивом.
При необходимости в заголовок дела вносятся уточнения: номера распоряжений администрации Волгограда, протоколов и др.
3.2. Крайние даты дела - даты самого раннего и самого позднего документа.
Даты пишутся цифровым способом, например:
Крайние даты:
10.01.2011 - 30.12.2011
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (распоряжения администрации Волгограда, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений администрации Волгограда о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего документа или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
3.3. Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке начиная с листа - заверителя дела.