Статья 58. Исходящие документы администрации Волгограда, подписываемые главой администрации Волгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, оформляются на бланках администрации Волгограда.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 16.04.2014 N 438)
Исходящие документы за подписью руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделений (органов) администрации Волгограда, их заместителей оформляются на бланках структурных подразделений администрации Волгограда.
Исполнитель обязан не позднее пяти дней до окончания срока рассмотрения документа представить на подпись руководителю подготовленный проект документа.
В случае установленного срока исполнения документа менее пяти дней исполнитель представляет на подпись руководителю проект документа в сроки, указанные в резолюции.
До передачи подготовленного проекта документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Проект документа представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он подготовлен. Проект документа, не соответствующий указанным требованиям, возвращается исполнителю для устранения недостатков.
Исполнитель обязан контролировать прохождение проекта документа со дня передачи его на подпись руководителю отраслевого (функционального) и территориального структурного подразделения (органа) администрации Волгограда до дня подписания документа, а также своевременную регистрацию и отправку документа.
При передаче проекта документа на подпись главе администрации Волгограда, первому заместителю главы администрации Волгограда, заместителям главы администрации Волгограда контроль за его своевременным подписанием осуществляет помощник. В день подписания документа помощник передает его в контрольное управление для отправки.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 16.04.2014 N 438)
Для регистрации исходящего документа представляется два подписанных экземпляра. Один экземпляр отправляется адресату, второй экземпляр с визой исполнителя остается в контрольном управлении или отраслевом (функциональном) и территориальном структурном подразделении (органе) администрации Волгограда и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.