ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
1. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующий порядок:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами, за исключением случаев, когда основной документ и приложения к нему имеют разные сроки хранения;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
относить дела к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в администрацию Волгограда, структурное подразделение администрации Волгограда;
относить планы, отчеты, сметы к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
относить дела, начатые производством в одном структурном подразделении администрации Волгограда и переданные для продолжения в другое структурное подразделение администрации Волгограда, к тому структурному подразделению администрации Волгограда, в котором они были закончены (при этом название первого структурного подразделения администрации Волгограда берется в скобки и пишется название последнего);
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, оформленный правильно и полностью (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных).
2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.