3.1. Общие положения.
3.1.1. Назначение инструкции по делопроизводству: установление единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в ходе деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения документов. Указывается, что положения инструкции по делопроизводству не распространяются на порядок работы с документами, содержащими государственную тайну, а также на особенности работы, оформления, хранения, использования документов, содержащих сведения конфиденциального, научно-технического, бухгалтерского характера.
3.1.2. Область применения: перечисляются виды документов и формы.
3.1.3. Правовые основания разработки инструкции по делопроизводству: перечисляются основные нормативные правовые акты Российской Федерации, Волгоградской области, Волгограда, регулирующие сферу делопроизводства, документооборота, архивного дела.
3.1.4. Порядок принятия и согласования инструкции по делопроизводству изложен в разделе 2 настоящей Типовой инструкции.
3.1.5. Ответственность сотрудников администрации Волгограда, структурного подразделения за невыполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.
3.1.6. Структурные подразделения, в которых функции делопроизводства возложены на одного (двух) ответственного(-ых) сотрудника(-ов) в случае его (их) ухода в отпуск, на больничный; командирования, увольнения указывают должность другого сотрудника, которому временно поручается ведение делопроизводства.
3.1.7. Порядок передачи служебных документов от сотрудника сотруднику при переводе (перемещении) по службе, в случае увольнения. В перечисленных случаях сотрудник администрации Волгограда, структурного подразделения обязан передать по акту все находящиеся у него служебные документы сотруднику, ответственному за делопроизводство в администрации Волгограда, структурном подразделении, или другому сотруднику по указанию руководства администрации Волгограда, структурного подразделения.
3.1.8. Контроль ведения делопроизводства. Указывается должностное лицо администрации Волгограда, структурного подразделения в соответствии с полномочиями, установленными должностной инструкцией или правовым актом администрации Волгограда, структурного подразделения.
3.2. Основные понятия.
В Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
ведомственный архив - структурное подразделение (специально назначенное лицо), осуществляющее хранение архивных документов в течение периода, установленного правовыми актами;