ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
1. Оформление дел осуществляется структурными подразделениями администрации Волгограда (далее - структурные подразделения) самостоятельно под методическим руководством ведомственного архива.
2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление.
2.1. Полное оформление дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу предусматривает:
систематизацию документов;
подшивку дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
оформление обложек дел и внесение необходимых уточнений в реквизиты (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
2.2. Частичное оформление дел временного хранения (до 10 лет включительно) предусматривает:
формирование в мягкие папки (скоросшиватели);
оформление обложки дел по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется с использованием компьютерной и организационной техники по установленной форме.
3.1. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с архивным отделом администрации Волгограда.