ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
1. Описи дел составляются каждым структурным подразделением администрации Волгограда (далее - структурное подразделение) самостоятельно под методическим руководством ведомственного архива.
По описям документы сдаются в ведомственный архив.
2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания документов.
3. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
4. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
5. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел.
6. Ответственность за подготовку сводной описи возлагается на ведомственный архив.
По сводной описи документы сдаются в архивный отдел администрации Волгограда.
7. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в ведомственный архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
8. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством.
9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации и порядком на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;