4.1. Поступающие документы "ДСП" могут быть размножены только с учетом возможно имеющихся указаний на ограничения в сопроводительных документах.
Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
4.2. Копирование осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц к копируемым документам "ДСП".
4.3. Посторонним лицом является любое лицо, не имеющее права доступа к данному документу "ДСП", в том числе лица, имеющие допуск к работе со служебной информацией ограниченного доступа в органе государственной власти.
4.4. При копировании документов "ДСП" внизу на оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка о сотруднике, осуществившем копирование (Ф.И.О., должность), дате копирования, основании для осуществления копирования, количестве сделанных копий. При осуществлении повторного копирования указанные сведения проставляются выше предыдущих.
4.5. Допускается направлять служебную информацию ограниченного доступа в виде выписок. Выписка может не относиться к документам "ДСП" в случае, если в ней не содержится информация, послужившая причиной установления грифа ограничения доступа "ДСП". Принятие решения и полнота ответственности возлагается на должностное лицо, принявшее решение о формировании выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного доступа.
На оборотной стороне последнего листа документа "ДСП" проставляется рукописная отметка, аналогичная проставляемой при копировании, с дополнительным указанием слова "Выписка" и перечня включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа.
4.6. Учет экземпляров копий осуществляется в следующем порядке.
К порядковому номеру экземпляра полученного документа "ДСП" через косую черту "/" добавляется порядковый номер каждой копии. При отсутствии номера экземпляра на исходном документе "ДСП" его номер принимается равным единице. В случае создания дополнительных копий к ранее сделанным по тому же месту регистрации их нумерация продолжается.
При создании дополнительных копий по месту исполнения документа "ДСП" за исходный номер принимается номер полученной копии.
4.7. Направляемые для исполнения служебные документы "ДСП" или их копии:
4.7.1. передаются исполнителям под личную подпись лицами, ответственными за осуществление конфиденциального делопроизводства;
4.7.2. пересылаются адресатам посредством фельдъегерской связи, через управление специальной связи по Тюменской области либо заказными или ценными почтовыми отправлениями (с учетом пункта 4.10 настоящей Инструкции).
4.8. Документы "ДСП", по исполнению которых осуществляется контроль в соответствии с положениями, утвержденными нормативными актами автономного округа или органа государственной власти, копируются с учетом дополнительного экземпляра для передачи в структурное подразделение или сотруднику, осуществляющему контроль за исполнением, и передаются под личную подпись лицу, ответственному за осуществление конфиденциального делопроизводства, или при его отсутствии его руководителю, если он допущен к работе со служебными документами ограниченного доступа.