3.1. Учет служебных документов ограниченного доступа (далее - документы "ДСП") предусматривает факт их создания/издания (уничтожения) или получения (отправления), копирования с обязательной фиксацией всех перемещений всех экземпляров и копий по органам государственной власти.
3.2. Учет, размножение, текущее хранение и организация использования документов "ДСП" возлагается на ответственных за осуществление конфиденциального делопроизводства в органе государственной власти.
3.3. Регистрации подлежат все поступающие, отправляемые и внутренние документы "ДСП" (приказы, служебные записки, планы работы, отчеты и т.д.), проекты документов на бумажных носителях (далее - проекты), а также издания, указывающие на их конфиденциальный характер.
3.4. На всех проектах и экземплярах подготавливаемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования". Соответствующая отметка печатается в правом верхнем углу каждого листа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на первом листе ниже грифа ограничения доступа и центрируется по отношению к нему. Указанный реквизит исполняется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта Times New Roman размером N 12 с полуторным межстрочным интервалом.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 16.11.2018 N 1166-П)
Для служебного пользования Экз. N ___ |
Допускается гриф ограничения доступа "ДСП" проставлять в виде штампа. В случае единственного экземпляра его номер не указывается.
Уникальность каждого номера экземпляра, а также требование однократности регистрации должно сохраняться на всех этапах документооборота.
3.5. На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа "ДСП" автор (исполнитель) или лицо, осуществляющее оформление и печать, должны указать место под регистрационный номер документа, количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона, фамилию, имя, отчество работника, отпечатавшего документ и дату печатания, например:
N ________________ ДСП
Отп. в 2 экз.
экз. N 1 - в адрес с приложением
экз. N 2 - в дело без приложения
Исп. Петров Петр Петрович