550. Подготовка документов к последующему архивному хранению осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, и включает проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей дел, составление предложений к акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
551. Экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов, образующихся в деятельности Правительства, на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
552. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года делопроизводителями структурных подразделений при методической помощи Контрольно-административного управления и архива Правительства.
553. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Правительства, отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество и полнота номенклатур дел, правильность определения сроков хранения дел.
554. Отбор документов проводится на основании типовых и ведомственных перечней управленческих документов с указанием сроков хранения и номенклатур дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
Дела постоянного хранения подлежат полистному просмотру, в ходе которого изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии и документы временного срока хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" также подлежат полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, переформируются. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в предложение к акту о выделении к уничтожению документов и дел. При этом отметка "ЭПК" в предложении к акту не указывается.
555. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве приказом Руководителя аппарата Правительства создается экспертная комиссия.
Задачи, функции, права, организация работы экспертной комиссии определяются положением о ней, утверждаемым приказом Руководителя аппарата Правительства.
556. Экспертиза ценности электронных документов проводится в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе. При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитываются: