522. Формирование дела - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства и их систематизация внутри дела.
523. Дела формируются в структурных подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
524. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
525. После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 15 календарных дней, помещаются (подшиваются) в дела с проставлением отметки о списании документа в СЭДО.
Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства.
526. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила:
1) в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел структурного подразделения;
2) в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел;
3) документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
4) факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
5) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
6) в дело помещаются документы, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
7) в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
8) по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома ("т. 1", "т. 2" и так далее);