Недействующий

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области (с изменениями на 31 октября 2023 года)



Глава 3. РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ


453. Исходящие письма, подписанные Губернатором, первым заместителем Председателя Правительства - Полномочным представителем Губернатора в Законодательном Собрании Калининградской области, первыми заместителями Председателя Правительства, заместителями Председателя Правительства, регистрируются в Контрольно-административном управлении.


Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями органов исполнительной власти Калининградской области и их заместителями, осуществляется в соответствующих органах исполнительной власти Калининградской области.


Регистрация исходящих писем, в том числе ответов на обращения граждан, подписанных Руководителем аппарата Правительства, первым заместителем Руководителя аппарата Правительства, заместителями Руководителя аппарата Правительства, осуществляется в секретариате Руководителя аппарата Правительства.


Регистрация исходящих писем, в том числе ответов на обращения граждан, подписанных руководителями структурных подразделений, осуществляется в соответствующих структурных подразделениях.


Регистрация ответов на обращения граждан, подписанных первым заместителем Председателя Правительства - Полномочным представителем Губернатора в Законодательном Собрании Калининградской области, первыми заместителями Председателя Правительства, заместителями Председателя Правительства, осуществляется в секретариатах соответствующих первых заместителей Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства.


Исходящие письма о перенаправлении обращений физических лиц, поступивших в адрес Губернатора и Правительства, в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, подписанные первым заместителем Председателя Правительства - Полномочным представителем Губернатора в Законодательном Собрании Калининградской области, Руководителем аппарата Правительства, первым заместителем Руководителя аппарата Правительства, заместителями Руководителя аппарата Правительства, начальником Контрольно-административного управления, а также уведомления о переадресации обращений физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Контрольно-административного управления.


(п. 453 в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 25.07.2023 N 346)


454. Регистрация исходящих документов после их подписания осуществляется в электронной базе данных путем внесения соответствующих реквизитов документа в ЭРК документа в СЭДО и присоединения к ней электронных копий регистрируемого документа и приложений к нему (в случае регистрации документа, созданного на бумажном носителе).


Не подлежат сканированию документы, содержащие пометку "Для служебного пользования", наградные материалы, а также сшитые документы, прилагаемые к письму.


Перед регистрацией исходящих документов лица, ответственные за регистрацию документов, проверяют правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, печатей, отметки об исполнителе, правильность написания адресатов), наличие указанных в исходящих документах приложений, сверяют ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа (документ-основание), при этом обращается внимание на регистрацию документа-основания в Правительстве. В случае если документ-основание в Правительстве в установленном порядке не зарегистрирован, то ответ к регистрации не принимается до устранения обстоятельств, послуживших основанием к отказу в регистрации.


Перед регистрацией исходящих документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, лицо, ответственное за регистрацию документов, также проверяет действительность электронных подписей, входящих в их состав; наличие и правильность расположения на документе отметки об электронной подписи.


Исходящие документы, подписанные на бумажном носителе и имеющие приложения справочного характера, а также содержащие информационно-аналитический материал, регистрируются только при наличии подписанных руководителем структурного подразделения или органа исполнительной власти Калининградской области, подготовившего документ (ответственным исполнителем по указанию (поручению), если документ подготовлен во исполнение указания (поручения)).


Исходящие документы, направляемые по списку рассылки, принимаются к регистрации только при наличии оформленного и подписанного исполнителем списка рассылки.


Если необходимо направить список рассылки адресатам, то список рассылки должен быть приложен исполнителем в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов.