502. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Правительства составляется и утверждается номенклатура дел.
503. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства, с указанием сроков их хранения по установленной форме.
504. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Правительства.
505. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
506. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Калининградской области, определяющими деятельность Правительства, в том числе Регламентом, настоящей Инструкцией, а также положениями о структурных подразделениях аппарата Правительства, штатным расписанием и другими документами, регламентирующими деятельность Правительства и порядок ее документирования, а также номенклатурой дел Правительства за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, типовыми и ведомственными перечнями управленческих документов с указанием сроков их хранения. При этом изучаются состав и содержание документов, образующихся в деятельности Правительства, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан.
507. В Правительстве утверждается сводная номенклатура дел Правительства по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции, которая составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурных подразделений составляется по форме согласно приложению 18.1 к настоящей Инструкции.
508. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 ноября в Контрольно-административное управление, в том числе в электронном виде.
Контрольно-административное управление проверяет номенклатуру дел структурного подразделения на соответствие установленным требованиям к ее составлению, после чего передает в архив Правительства для формирования сводной номенклатуры дел Правительства.
509. Вновь созданное или реорганизованное подразделение обязано в месячный срок составить номенклатуру дел в порядке, предусмотренном пунктом 508 настоящей Инструкции.
Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения подлежит согласованию с экспертной комиссией Правительства (далее - ЭК). После согласования она присоединяется к действующей сводной номенклатуре дел Правительства.
510. Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел структурных подразделений и представления в Контрольно-административное управление возлагается на руководителей структурных подразделений.
511. Сводная номенклатура дел Правительства составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год архивом Правительства с участием Контрольно-административного управления.
512. Сводная номенклатура дел Правительства визируется лицом, ее составившим, а также сотрудником, ответственным за архив Правительства, подписывается начальником Контрольно-административного управления, согласовывается с ЭК и экспертно-проверочной комиссией при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области (далее - ЭПК). После согласования с ЭК и ЭПК сводная номенклатура дел Правительства утверждается Руководителем аппарата Правительства.