8. Обращение в адрес губернатора Костромской области и администрации Костромской области может быть доставлено непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, факсу, электронной почте, фельдъегерской связью, на форум администрации Костромской области, в справочную телефонную службу администрации Костромской области.
9. При личном обращении заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации.
От имени заявителя с обращением может обратиться его представитель. Полномочия представителя заявителя оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
10. Обращения, поступившие в администрацию Костромской области по почте, фельдъегерской связью, и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в структурное подразделение администрации Костромской области, обеспечивающее получение почтовой корреспонденции.
11. Специалист, ответственный за прием документов в администрации Костромской области:
1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
2) проводит сверку реестров (на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью);
3) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт. Конверты с пометкой "лично" передаются по назначению.
Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя:
губернатора Костромской области, вскрываются в Отделе по работе с обращениями граждан начальником Отдела по работе с обращениями граждан (заместителем начальника);
первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области, вскрываются помощником должностного лица администрации Костромской области;
руководителя структурного подразделения администрации Костромской области, работника администрации Костромской области, передаются адресатам невскрытыми.
В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в Отдел по работе с обращениями граждан.
4) прикладывает перед письмом поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);
5) в случае отсутствия текста в письме составляет справку следующего содержания: "Текст обращения в адрес администрации Костромской области отсутствует" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
6) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам, заносится в базу данных системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).
12. Специалист, ответственный за прием документов, получив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом непосредственному руководителю.
13. По просьбе обратившегося заявителя специалистом Отдела по работе с обращениями граждан ему выдается расписка о приеме письменного обращения по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых документов не делаются.
14. Обращения, поступившие в приемную губернатора Костромской области по факсу, в форме электронного документа, принимаются и учитываются в журнале регистрации входящей электронной почты и факсов специалистом приемной губернатора Костромской области и передаются в Отдел по работе с обращениями граждан.
15. Обращения, поступившие в форме электронного документа, распечатываются и учитываются в СЭДД.
16. Прием обращений по "телефону оперативного дежурного" в администрации Костромской области осуществляет специалист, ответственный за прием обращений по "телефону оперативного дежурного" (далее - оперативный дежурный), который выясняет у заявителя и записывает в журнал регистрации обращений следующую информацию:
1) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
2) почтовый адрес;
3) номер телефона (при наличии);
4) суть предложения, заявления или жалобы.
Оперативный дежурный распечатывает обращение на бумажном носителе и направляет его в соответствующие исполнительные органы государственной власти Костромской области, структурные подразделения аппарата администрации Костромской области, органы местного самоуправления Костромской области, иные организации в соответствии с их компетенцией для рассмотрения.
17. Прием обращений по телефону справочной телефонной службы администрации Костромской области осуществляет специалист Отдела по работе с обращениями граждан, ответственный за организацию работы справочной телефонной службы администрации Костромской области с использованием электронной базы данных WebAgent.