(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 29.04.2022 N 107-ра)
6.2.1. Письма в Администрации Губернатора Калужской области направляются в адрес органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений и граждан.
6.2.2. Подготовка проекта письма осуществляется в соответствии с настоящими Правилами, а также Положением о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области, и включает в себя:
- сбор и обработку необходимой информации;
- разработку и оформление проекта письма и всех необходимых приложений к нему с соблюдением требований Правил и Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области;
- согласование (визирование) проекта письма. Виза включает в себя наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату. При согласовании проекта письма на бумажном носителе визы оформляются на оборотной стороне последнего листа документа, при согласовании в электронном виде в СЭД - в электронной регистрационной карточке (далее - ЭРК) СЭД;
- доработку проекта письма, в том числе внесение исполнителем проекта письма замечаний в проект письма по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта письма, направление проекта письма на повторное визирование (если в процессе согласования в проект письма внесены изменения, меняющие его первоначальный смысл);
- подготовку списка (указателя) рассылки письма (в случае направления письма адресатам по списку);
- направление на подпись окончательного варианта проекта письма, прошедшего процедуру согласования.
Ответственность за качество и соблюдение сроков подготовки письма, обеспечение его согласования в установленном порядке (контроль соблюдения сроков рассмотрения и последовательности согласования, а также правильности адресования документа согласующим лицам), соответствие представленной на согласование редакции проекта письма редакции, согласованной на предыдущем этапе согласования, несет руководитель подразделения, представивший проект письма.
6.2.3. Проект письма подготавливается к подписанию на соответствующем бланке, используемом в Администрации Губернатора Калужской области: бланке, изготовленном типографским способом на бумажном носителе, или электронном бланке.
Письмо за подписью руководителя подразделения может быть подготовлено к подписанию на бланке подразделения Администрации Губернатора Калужской области, изготовленном с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, либо на бланке Администрации Губернатора Калужской области: на бумажном носителе для проставления личной рукописной подписи или на электронном бланке для подписания простой либо усиленной квалифицированной электронной подписью.
6.2.4. Письма могут быть ответными или инициативными.
Ответное письмо представляет собой ответ на запрос органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, общественного объединения и гражданина.
Инициативное письмо - это письмо, подготовленное по инициативе руководителя, его подписывающего.