(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 29.04.2022 N 107-ра)
8.2.1. Документы, поступившие в Администрацию Губернатора Калужской области, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в управлении делопроизводства, рассмотрение Губернатором Калужской области, первым заместителем Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области, заместителями Губернатора Калужской области, руководителями подразделений и направляются исполнителям.
8.2.2. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками управления делопроизводства.
Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы пересылаются (передаются под роспись) по назначению, если известен адресат, либо возвращаются отправителю или в отделение связи.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа на бумажном носителе составляется акт (приложение N 1 к настоящим Правилам) в двух экземплярах: первый с копией документа остается в управлении делопроизводства, второй вместе с документом направляется его отправителю; при обнаружении некомплектности (повреждения) документа, полученного в электронном виде посредством электронной почты, документ возвращается на электронный адрес отправителя с просьбой о досылке документа в полной комплектации (неповрежденным).
Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первого его варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа (отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов) уничтожается. При этом составляется акт (приложение N 2 к настоящим Правилам), который вместе с вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой об уничтожении остается в управлении делопроизводства.
Если поступает документ с пометкой "Взамен ранее направленного", ему присваивается регистрационный номер с тем же индексом дела по номенклатуре дел и порядковым номером, что и у ранее зарегистрированного документа, но с добавлением признака повторности. При этом первый вариант документа не уничтожается, а помещается в дело.
Документ, поступивший взамен ранее направленного по системе МЭДО, также регистрируется с присвоением регистрационного номера с тем же индексом дела по номенклатуре дел и порядковым номером, что и у ранее зарегистрированного документа, но с добавлением признака повторности; при этом первый вариант документа не удаляется из СЭД.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или дату отправки и получения документа.
Конверты с грифом "Лично" не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и на регистрацию.
8.2.3. Предварительное рассмотрение поступивших документов производится сотрудниками управления делопроизводства с целью распределения поступивших документов на регистрируемые в Администрации Губернатора Калужской области и не подлежащие регистрации, а также определения руководителя, которому документ будет передан для рассмотрения.
Регистрации в Администрации Губернатора Калужской области не подлежит следующая корреспонденция:
- корреспонденция без основного документа или сопроводительного письма (за исключением документов, представленных на регистрацию с резолюцией Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области);
(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 05.04.2023 N 66-ра)
- печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы) без сопроводительного письма;