(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 29.04.2022 N 107-ра)
8.4.1. Исходящими документами являются документы, направляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации либо от одного должностного лица другому должностному лицу.
8.4.2. Исходящие документы в Администрации Губернатора Калужской области могут подписываться отправителем как на бумажном носителе собственноручно, так и в виде электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью.
8.4.3. Подписанные исходящие документы для регистрации и отправки направляются в управление делопроизводства.
При оформлении документа на бумажном носителе на отправку передается подлинник документа.
8.4.4. Сотрудник управления делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления исходящего документа, его регистрацию в СЭД, учет и отправку.
8.4.5. Перед регистрацией исходящих документов в СЭД сотрудник управления делопроизводства проверяет правильность оформления исходящего документа (наличие подписи, отметки об исполнителе, правильность написания адреса), наличие указанных в нем приложений, а также сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа в случае, когда исходящее письмо является ответным.
В случае направления исходящего документа более чем четырем адресатам, к нему прилагается подписанный исполнителем указатель рассылки.
По требованию сотрудника управления делопроизводства исполнитель предоставляет ему сведения о почтовом адресе корреспондента, которому адресован исходящий документ.
Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий нормативных правовых актов, рассылка которых осуществляется управлением делопроизводства).
Документы, оформленные с нарушениями требований настоящих Правил, возвращаются исполнителю на доработку.
8.4.6. Регистрация исходящего документа производится сотрудником управления делопроизводства в СЭД. При этом сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия документа при условии, что он подлежит электронному документообороту.
ЭРК, созданная в СЭД в целях согласования проекта исходящего документа, при регистрации подписанного исходящего документа дополняется сведениями о присвоенном ему регистрационном номере. Между ЭРК проекта исходящего документа и ЭРК исходящего документа в СЭД устанавливается связь.
8.4.7. Копия документа на бумажном носителе с листами согласования проекта документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора Калужской области.
Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора Калужской области.