2.1. Основанием для подготовки мероприятия с участием Губернатора области является служебная записка об организации мероприятия с обоснованием необходимости участия Губернатора области за подписью должностного лица (заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области, заместителя Губернатора области, заместителя Председателя Правительства области), курирующего деятельность организатора мероприятия.
Служебная записка согласуется с заместителем Губернатора области, курирующим вопросы внутренней политики, начальником управления протокола Губернатора области, а также Председателем Правительства области, в случае если инициатором мероприятия с участием Губернатора области выступает заместитель Председателя Правительства области.
Служебная записка должна быть представлена на рассмотрение Губернатором области не позднее чем за десять рабочих дней до начала мероприятия.
2.2. В соответствии с положительной резолюцией Губернатора области об участии в мероприятии мероприятие включается управлением протокола Губернатора области в недельный план работы Губернатора области, который согласуется с первым заместителем руководителя администрации Губернатора области не позднее пятницы недели, предшествующей неделе проведения мероприятия.
2.3. После включения мероприятия в план работы Губернатора области организатор мероприятия готовит информационно-справочные материалы о мероприятии в соответствии с перечнем документов по организации мероприятий с участием Губернатора области (приложение 1 к Порядку).
2.4. Материалы должны быть согласованы с должностным лицом (заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области, заместителем Губернатора области, заместителем Председателя Правительства области), курирующим деятельность организатора мероприятия, а их оформление должно соответствовать установленным формам, приведенным в приложениях 2 - 5 к Порядку.
2.5. К материалам по организации мероприятия предъявляются следующие требования:
- проект программы, плана проведения или сценария мероприятия должен содержать точное название мероприятия, дату, время и место его проведения, сведения о модераторе мероприятия, составе президиума, а также информацию о формате личного участия Губернатора области в мероприятии;
- списки участников мероприятия должны содержать информацию об участниках с указанием фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) и должности (полностью); при подготовке массовых общественных мероприятий должна быть представлена информация о категориях и количестве предполагаемых участников;
- информационно-справочные материалы должны содержать необходимые информационные справки (в зависимости от характера мероприятия) объемом не более двух страниц по каждому информационному направлению (вопросу);
- таблицы, графики, диаграммы и прочие материалы пояснительного характера оформляются отдельно как приложение к текстовым информационно-справочным материалам;
- материалы оформляются на листах формата А4, с использованием шрифта Times New Roman, размер шрифта - 14, межстрочный интервал - одинарный.
2.6. В рамках подготовки мероприятия с участием Губернатора области организатор мероприятия представляет информационно-справочные материалы в управление протокола Губернатора области и управление массовых коммуникаций Правительства области не позднее чем за три рабочих дня до начала мероприятия.
В случае если мероприятие имеет внеплановый или срочный характер, информационно-справочные материалы представляются в день включения мероприятия в план работы Губернатора области.