7.3.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации исполнительные органы по истечении 10 летнего срока их временного хранения передают документы Архивного фонда Российской Федерации, в государственный архив Камчатского края.
В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ могут быть продлены по просьбе исполнительного органа при необходимости практического использования. Продление указанных сроков осуществляется - решением ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края на основании письменного заявления исполнительного органа.
7.3.2. Прием документов от исполнительных органов осуществляется государственным архивом Камчатского края в соответствии с планом-графиком, который утверждается директором архива по согласованию с исполнительными органами. Внеплановый прием документов, осуществляется в случае угрозы сохранности архивных документов.
По просьбе исполнительного органа государственный архив Камчатского края может осуществлять досрочный прием документов по письменному заявлению исполнительного органа.
Архивные документы принимаются в государственный архив Камчатского края в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (историческая справка, предисловие к описи). Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств исполнительного органа, передающего указанные документы.
При передаче архивных документов, работником службы ДОУ исполнительного органа проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы ДОУ обязаны устранить.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым сотрудниками службы ДОУ исполнительного органа в двух экземплярах (Приложение N 24). Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в службе ДОУ исполнительного органа. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.
Документы исполнительного органа принимаются в государственный архив Камчатского края по утвержденным ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края сводным описям дел.
Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в государственный архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Справка составляется на бланке исполнительного органа и подписывается руководителем. Исполнительный орган принимает меры по розыску отсутствующих архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их заверенными копиями.
При первой сдаче документов в государственный архив исполнительный орган в обязательном порядке представляет историческую справку, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре исполнительного органа и предисловие к описи. Историческая справка представляется в 2-х экземплярах, предисловие к описи - в 4-х. Каждый документ представляется на бумажном и электронном носителях.
7.3.3. Прием секретных документов от исполнительных органов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.