7.2.1. В архив исполнительного органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа после истечения трехлетнего срока их хранения в структурных подразделениях.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Прием каждого дела производится работником службы ДОУ исполнительного органа в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принявшего и передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
7.2.5. В конце каждого экземпляра описи после итоговой записи цифрами и прописью указывается количество фактически переданных (принятых) дел в архив исполнительного органа, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, передавшего дела, и работника службы ДОУ, принявшего дела.
Номера дел, не переданных в архив, перечисляются в обязательном порядке.
7.2.6. Если часть или все дела по описи остаются в подразделении, то в конце описи после итоговой записи ставится гриф согласования с ответственным за архив исполнительного органа. В особых случаях необходимо получить гарантийное письмо (с указанием причин, обосновывающих необходимость хранения дел в подразделении, и сотрудника, ответственного за обеспечение их сохранности) за подписью руководителя структурного подразделения, на хранении в котором остаются дела.
7.2.7. При передаче дел в архив исполнительного органа один экземпляр описи структурного подразделения остается в архиве, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.
При хранении в структурном подразделении всех дел, включенных в опись, один экземпляр описи структурного подразделения передается в архив для контроля, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.
7.2.8. Снятие или отмена ограничительных пометок ("ДСП", "Конфиденциально" и т.п.) с документов, принятых в архив исполнительного органа, производится структурными подразделениями, от которых эти документы поступили в архив.
7.2.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.