7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в исполнительном органе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
7.1.4. Состав, функции и права ЭК определяются положением, которое утверждается руководителем исполнительного органа. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного, временного хранения и по личному составу осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством куратора Государственного архива Камчатского края.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для передачи в архив исполнительного органа; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК исполнительного органа.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции, и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. В исполнительном органе ежегодно составляются сводные описи отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, (Приложения N N 17 - 19), а также специфические дела (наблюдательные, регистрационные и пр.) под непосредственным методическим руководством куратора Государственного архива Камчатского края.
Ответственность за своевременное и качественное составление сводных описей дел исполнительного органа несет руководитель и служба ДОУ.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Основой для составления сводной описи дел, служат описи дел, подготовленные структурными подразделениями.
7.1.11. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложения N N 20 - 22). Графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (единица хранения) вносится в опись под самостоятельным номером.
Индекс дела (графа 2) указывается согласно номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то все тома (части) дела должны иметь одинаковые индексы.
К индексу дела, содержащего сведения ограниченного распространения "Для служебного пользования", или в графе "Примечание" добавляется аббревиатура "ДСП".
В графе 3 пишется заголовок дела. При перечислении дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словами "то же".
В графе 4 указывается дата дела.
В графе 5 - количество листов в деле или его томе, части.
Если опись печатается более чем на одной странице, каждая новая страница оформляется в соответствии с п. 2.2.16.3. Типовой инструкции.
7.1.12. Систематизация дел в описи осуществляется в соответствии с их систематизацией в номенклатуре дел исполнительного органа. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту.
7.1.13. Переходящие дела включаются в описи по начальным датам.
Не законченные делопроизводством переходящие дела, оставленные в структурном подразделении, также включаются в опись по начальной дате, дата окончания и количество листов в сдаточной описи не указываются. В графе "Примечание" делается отметка о том, что дело переходящее, указываются подразделение, в котором оно хранится, и фамилия ответственного за хранение.
"Регистрационные", "наблюдательные" и т.п. дела включаются в описи по дате завершения их делопроизводством. При этом в сдаточной описи указываются все их реквизиты (заголовок, крайние даты документов, количество листов).
7.1.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел (единиц хранения), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. При подведении итога учитываются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Например:
В опись внесено 14 (четырнадцать) единиц хранения с N 1 по N 15,