6.2.1. Основные требования к формированию дел
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел осуществляется соответствующим специалистом структурного подразделения при методическом руководстве службы ДОУ и архива исполнительного органа.
При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:
- документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;
- документы временного хранения группируются в дела в соответствии со сроками хранения;
- при формировании дел, содержащих международную корреспонденцию, в дело включается один экземпляр списка (реестра) отправлений международной корреспонденции с отметкой о получении их отделением связи;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел, дел по регистрации, лицензированию, надзору и т.п., документов учебных заведений, которые формируются за учебный год, а также дел, отражающих деятельность международных или иностранных организаций;
- дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения не должно содержать более 250 листов (толщина не более 3 см); количество листов и толщина дел временного (до 10 лет) хранения, не передающихся в архив исполнительного органа, может превышать указанные нормы;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дополнительные экземпляры, черновики.
Подлинники и копии документов формируются раздельно.
Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по фамилиям авторов или корреспондентов, расположенным в алфавитном порядке.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.
Поручения органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела в порядке возрастания дат или номеров поручений.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела в возрастающем порядке номеров и дат.
Приказы (распоряжения, постановления) по основной деятельности формируются в самостоятельные дела.
Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет группируются отдельно от приказов по личному составу, имеющих меньшие сроки хранения.
Протоколы заседаний группируются в делах по номерам. Документы к протоколам группируются в дела в соответствии с номерами протоколов, к которым они относятся, внутри - с пунктами повестки заседания.
Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом). Если входящий документ получен в текущем году, а ответ на него дан в следующем году, то ответ подшивается в дело, содержащее инициативный документ.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы к отчетам (разъяснения по составлению, проекты и т.д.) рекомендуется группировать в деле в хронологическом порядке.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При большом объеме документов с пометкой "ДСП" их целесообразно группировать в отдельные дела в соответствии с общими правилами формирования дел.
6.2.2. Оформление дел
6.2.2.1. Общие требования к оформлению дел
Оформлению по завершении календарного года, в котором они были заведены, подлежат законченные делопроизводством дела. Цель оформления дела - подготовка его к архивному хранению в соответствии с установленными правилами.