6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности исполнительного органа. При разработке номенклатуры дел используются: положение об исполнительном органе, положения о его структурных подразделениях, организационная структура, штатное расписание и другие нормативные и распорядительные документы, характеризующие задачи и функции исполнительного органа по основным и вспомогательным видам деятельности.
В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности исполнительного органа (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, рабочих групп и т.д.), определенные положениями и иными нормативными и распорядительными документами.
В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).
Документы на технических носителях и их комплексы, не формируемые в дела, включаются в номенклатуру дел в целях их учета. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.2. В исполнительных органах составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 12) к сводная номенклатура дел исполнительного органа (Приложение N 13).
6.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ежегодную разработку номенклатуры дел в двух экземплярах, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ исполнительного органа.
При составлении номенклатуры дел ответственный за делопроизводство структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.
6.1.4. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ в четырех экземплярах на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи куратора государственного архивного учреждения Камчатского края.
6.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архива, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) исполнительного органа и утверждается руководителем исполнительного органа. Сводная номенклатура дел исполнительного органа согласовывается с ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края не реже одного раза в 5 лет, если в данный период не происходило структурных изменений в исполнительном органе.
Вновь созданный исполнительный орган обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее для согласования с ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края.
6.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел исполнительного органа, его структурные подразделения получают от службы ДОУ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется исполнительным органом в качестве рабочего. Третий и четвертый направляются в Государственный архив Камчатского края.
6.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.8. В сводной номенклатуре дел названиями разделов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительного органа.
6.1.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой "Для служебного пользования", то к индексу дела добавляется аббревиатура "ДСП". В этом случае под индексом или после индекса дела пишется аббревиатура ДСП (без кавычек). Кроме того, допускается проставление этой пометки в конце заголовка дела.
Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.
В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных слов и сложных оборотов. Например: "разные материалы", "общая переписка" и т.д.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
краткое название исполнительного органа или структурного подразделения (автора документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресата или корреспондента документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
Указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.