1. Общие положения.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве городской Думы и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Управления по делам архивов Краснодарского края, а также настоящей Инструкцией.
Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
2. Составление номенклатуры дел.
2.1. Для правильной организации делопроизводства и формирования дел, обеспечения поиска документов в городской Думе составляется номенклатура дел, которая утверждается председателем городской Думы.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, сформированных в городской Думе, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения документов и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения и по личному составу.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы городской Думы, в том числе справочные, контрольные картотеки, журналы учета документов.
2.2. После утверждения номенклатуры дел она подлежит согласованию с архивным отделом Управления делами администрации муниципального образования город Краснодар. Срок действия номенклатуры дел - 1 год. Номенклатура дел на предстоящий год составляется организационным отделом Управления делами в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января последующего года.
2.3. Включение в утвержденную номенклатуру дел новых дел, формируемых в течение периода ее действия, оформляется организационным отделом в виде дополнения к утвержденной номенклатуре дел.
2.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.
2.5. Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание. Индекс дела состоит из кода, индекса подразделения и порядкового номера дела в пределах регистрируемого массива документов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, включать реквизиты, необходимые для данного вида документов. Не допускаются неконкретные формулировки ("Разное", "Общая переписка" и др.). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования.
Количество томов дела проставляется в конце года. Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются в соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например: "При условии завершения ревизии", "После окончания срока действия" и др.
2.6. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов).