4.1. Организационное сопровождение представляет собой координацию межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемую куратором проекта на протяжении всех этапов управления проектом.
Организационное сопровождение начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов управления проектом и завершается одновременно с завершением этапа завершения проекта.
4.2. Администрирование проектов в исполнительных органах государственной власти Пензенской области представляет собой контроль реализации проектов на всех этапах жизненного цикла проекта.
4.2.1. Администрирование проектов осуществляется администратором проекта и Проектным офисом.
4.2.2. Информация, полученная в процессе администрирования проектов, является основанием для принятия решения представителем нанимателя (работодателем) о дальнейшем участии в реализации проекта работников, являющихся членами команды проекта, их премировании, а также об использовании ресурсов исполнительных органов государственной власти Пензенской области.
4.3. Мониторинг реализации проекта представляет собой специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта (на протяжении всего жизненного цикла проекта) и регистрацию данных, которые осуществляет администратор проекта через систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).
4.3.1. Мониторинг включает формирование и поддержание в актуальном состоянии базы данных проектов в СЭДД, отражение текущего статуса проекта в течение жизненного цикла проекта посредством технического управления контрольными событиями в СЭДД.
4.3.2. Администратором проекта в СЭДД размещается информация по проекту:
- паспорт и план управления проектом, ведомость изменений, распорядительные документы о формировании команды проекта и назначении ее членов;
- подтверждающая информация о прохождении контрольных событий согласно плану управления проектом;
- итоговый отчет по проекту.
Администратор проекта на основании данных, полученных в результате мониторинга, информирует руководителя проекта о текущем состоянии проекта.
4.3.3. Основное требование к информации, получаемой в результате осуществления мониторинга, заключается в достоверности и объективности отражения фактического состояния работ по проекту.