МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 16 октября 2014 года N 40

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

____________________________________________________________________
Утратил силу с 27 марта 2017 года на основании Приказа Министерства экономики Пензенской обл. от 27.03.2017 N 26.
____________________________________________________________________

Руководствуясь Положением о Министерстве экономики Пензенской области, утвержденным постановлением Правительства Пензенской области от 31.10.2011 N 761-пП (с последующими изменениями), приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по управлению проектами в исполнительных органах государственной власти Пензенской области.

2. Разместить (опубликовать) настоящий приказ на официальном сайте Министерства экономики Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр
О.Н.САФОНОВА

Утверждены
приказом
Министерства экономики
Пензенской области
от 16 октября 2014 года N 40

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 1. Общие положения

1.1. Методические рекомендации по управлению проектами в исполнительных органах государственной власти (далее - Методические рекомендации) определяют условия и порядок применения принципов управления проектами исполнительными органами государственной власти Пензенской области.

1.2. Настоящие Методические рекомендации применяются для управления проектами, направленными на достижение целей, определенных Стратегией социально-экономического развития Пензенской области на долгосрочный период (до 2021 года), государственными программами Пензенской области.

2. Понятия и определения

2.1. Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на достижение запланированной цели в условиях временных и ресурсных ограничений.

2.2. Управление проектом - планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов (на всех этапах жизненного цикла проекта), направленных на достижение цели проекта.

2.3. Цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:

- отражать ожидаемый социально-экономический полезный эффект от реализации проекта;

- иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;

- быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект;

- полностью находиться в сфере ответственности и влияния команды проекта.

2.4. Результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта.

2.5. Инициатор проекта - руководитель исполнительного органа государственной власти Пензенской области, который выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта.

2.6. Контрольное событие - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания.

2.7. Заказчик проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, заинтересованное в выполнении проекта и являющееся ключевым получателем результатов проекта.

2.8. Проектный комитет при Правительстве Пензенской области (далее - Проектный комитет) - коллегиальный орган, созданный в целях обеспечения планирования и контроля проектной деятельности, реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей исполнительных органов государственной власти Пензенской области.

2.9. Проектный офис - временное организационное образование, созданное при исполнительном органе государственной власти Пензенской области, отвечающее за планирование и контроль деятельности, внедрение, поддержку и развитие системы проектного управления в исполнительных органах государственной власти Пензенской области.

2.10. Команда проекта - временная организационная структура, состоящая из куратора проекта, директора проекта и рабочей группы проекта.

2.10.1. Куратор проекта - должностное лицо, наделенное соответствующими правами и полномочиями по планированию, запуску, контролю реализации проектов, обеспечению межведомственного взаимодействия, обеспечению финансирования проекта, определению подходов к реализации проекта, принятию стратегических решений по проекту.

2.10.2. Директор проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, отвечающее за обеспечение взаимодействия внутри исполнительного органа государственной власти, обеспечение проекта ресурсами, обеспечивающее контроль за финансированием проекта и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта.

2.10.3. В рабочую группу проекта входят:

2.10.3.1. Руководитель проекта - лицо, наделенное полномочиями по управлению проектом и ответственное за его разработку и реализацию в соответствии с требованиями к результату проекта.

2.10.3.2. Ответственные по направлениям - лица, непосредственно выполняющие работы проекта, в том числе финансово-экономического и правового характера.

2.10.3.3. Администратор проекта (секретарь) - лицо, назначаемое при необходимости руководителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками команды проекта, делопроизводство), формирование и хранение архива документов проекта.

2.10.4. Жизненный цикл проекта - набор последовательных и иногда перекрывающихся этапов проекта, названия и количество которых определяются потребностями в управлении и контроле органа исполнительной власти, характером самого проекта и его прикладной областью.

3. Порядок управления проектами

3.1. Управление проектами в исполнительных органах государственной власти Пензенской области состоит из четырех этапов жизненного цикла проекта:

- инициация проекта;

- планирование проекта;

- реализация проекта;

- завершение проекта.

3.2. Проектная документация, подготавливаемая на всех этапах жизненного цикла проекта, оформляется по формам, утвержденным приложениями к настоящим Методическим рекомендациям, с учетом специфики, масштаба и сложности проекта.

3.3 Этап инициации проекта.

3.3.1. Инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта, как по собственной инициативе, так и в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства.

Руководитель исполнительного органа государственной власти Пензенской области (инициатор проекта) назначает директора и руководителя проекта, которыми разрабатывается паспорт проекта в соответствии с приложением N 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.3.2. Паспорт проекта направляется на согласование куратору проекта.

3.3.3. Куратор проекта, согласовав паспорт проекта, направляет его в Проектный офис на бумажном носителе или в электронном виде.

3.3.4. Проектным офисом осуществляется проверка проектной документации на соответствие требованиям, установленным на основании пункта 3.2 настоящих Методических рекомендаций.

3.3.5. При положительном заключении Проектный офис направляет паспорт проекта в Проектный комитет для принятия решения о целесообразности открытия проекта.

3.3.6. Подлежат открытию проекты, которые соответствуют всем следующим условиям:

- результатов проекта с заявленными требованиями нельзя достичь в ходе текущей деятельности;

- выполнение работ по проекту имеет сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации, либо необходимость межведомственного взаимодействия;

- высокие риски выполнения работ проекта;

- ограниченность ресурсов (временные, материальные и т.д.);

- реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные эффекты (экономию ресурсов, повышение результативности работ и т.д.);

- получаемые результаты проекта не являются результатами уже существующих проектов.

3.3.7. При выявлении Проектным офисом несоответствия требованиям оформления, установленным на основании пункта 3.2 настоящих Методических рекомендаций, паспорт проекта возвращается инициатору проекта на доработку.

3.3.8. Директор и руководитель проекта несут персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

3.3.9. Одно лицо не может являться куратором и руководителем проекта.

3.3.10. Цель проекта, утвержденная в паспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этапов жизненного цикла проекта.

3.3.11. Проекты, инициированные резолюцией или поручением Губернатора Пензенской области, Председателя Правительства Пензенской области подлежат закрытию после их реализации или отказа от реализации в случае согласия вышеперечисленных лиц, давших соответствующее поручение или резолюцию по разработке и реализации проектов.

3.4. Этап планирования проекта.

3.4.1. Началом этапа планирования проекта является наличие утвержденного паспорта проекта.

3.4.2. Руководитель проекта определяет состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта.

3.4.3. Руководитель проекта осуществляет подбор специалистов в рабочую группу путем направления запроса за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Пензенской области, сотрудником которого он является, о включении сотрудников исполнительных органов государственной власти Пензенской области, администраций муниципальных районов, городских округов и подведомственных организаций в рабочую группу проекта в адрес их руководителей по основному месту работы.

Назначение команды проекта производится распорядительным документом исполнительного органа государственной власти Пензенской области, инициировавшего проект.

Руководитель проекта для выполнения работ проекта в соответствии с основными документами проекта по согласованию с куратором может вносить предложения о привлечении отдельных юридических и физических лиц для выполнения работ и услуг в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

3.4.4. Руководитель проекта совместно с рабочей группой в срок, не превышающий двух недель с момента утверждения паспорта проекта, готовит план управления проектом в соответствии с приложением N 2 к настоящим Методическим рекомендациям.

План управления проектом включает в себя календарный план-график работ, бюджет, перечень контрольных событий, риски, состав рабочей группы (в состав которой включаются лица, непосредственно участвующие в реализации проекта), способы коммуникации и взаимодействия в проекте, а также другую информацию в зависимости от масштабности и сложности проекта.

3.4.5. Этап планирования проекта завершается согласованием плана управления проектом куратором проекта.

3.5. Началом этапа реализации проекта является наличие утвержденного плана управления проектом. Этап реализации состоят из следующих стадий:

- выполнение работ;

- контроль;

- внесение изменений.

3.5.1. На стадии выполнения работ, определенных в плане управления проектом, руководитель проекта организует работу рабочей группы, направленную на достижение цели проекта.

Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение работ согласно календарному плану-графику, предусмотренному в плане управления проектом, с документальной фиксацией результатов выполненных работ.

Стадия выполнения работ завершается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных планом управления проектом.

3.5.2. Стадия контроля проекта начинается с момента утверждения паспорта проекта и плана управления проектом, осуществляется на протяжении всего периода реализации проекта и завершается в момент принятия решения о закрытии проекта.

Стадия контроля представляет собой проверку соответствия выполненных работ и полученных результатов по проекту. Осуществляется на двух уровнях:

- на первом уровне руководителем и администратором проекта осуществляется анализ полноты календарного плана-графика проекта, контроль исполнения проектной документации и оценка соответствия фактического исполнения бюджета и сроков работ плановому бюджету на их выполнение и срокам реализации;

- на втором уровне Проектным офисом осуществляется проверка его реализации.

Полученные на стадии контроля проектов результаты документируются и служат основанием для внесения изменений в проектную документацию и привлечения лиц, допустивших отклонения, к ответственности в порядке, установленном действующим законодательством.