4.1. В документообороте исполнительных органов государственной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
4.2. В исполнительных органах государственной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
4.3. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию (учет), предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.5. Регистрация поступивших и созданных до 17.00 часов текущего дня документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения). Поступившие и созданные после 17.00 часов документы (кроме срочных) регистрируются в первой половине следующего рабочего дня, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).
4.6. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти.
Документы или их копии с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
4.7. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа в электронном виде в системе электронного документооборота (СЭД), если иное не предусмотрено в Инструкции по делопроизводству.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено Инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе государственной власти.
4.8. Документы после их подписания руководителем или иным уполномоченным лицом исполнительного органа государственной власти передаются в службу делопроизводства для регистрации (учета) и отправки адресатам. Документы отправляются исполнителем документа, если это установлено в Инструкции по делопроизводству.
4.9. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.10. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
4.11. Передача документов на бумажных носителях между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти осуществляется через службу делопроизводства.
4.12. Службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти в установленном им порядке.
4.13. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.