6.1. Документы в электронном виде создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти.
6.2. Документ в электронном виде должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Республики Саха (Якутия)" в штампе электронной подписи.
В исполнительном органе государственной власти используются документы в электронном виде (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
6.3. Состав документов в электронном виде, создаваемых в исполнительном органе государственной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме документов в электронном виде при организации внутренней деятельности исполнительного органа государственной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме документов в электронном виде при организации внутренней деятельности исполнительного органа государственной власти, утверждается руководителем этого исполнительного органа государственной власти по согласованию со специально уполномоченным исполнительным органом государственной власти Республики Саха (Якутия) в области архивного дела.
6.4. Документы в электронном виде, направляемые в исполнительные органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица исполнительного органа государственной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
6.5. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти могут использоваться способы подтверждения действий с документами в электронном виде, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
6.6. Получение документов в электронном виде осуществляется службой делопроизводства.
После получения документов в электронном виде, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
6.7. После включения документов в электронном виде в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
6.8. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
6.9. Отправка документов в электронном виде осуществляется службой делопроизводства.
Отправление документов в электронном виде, подписанных электронной подписью, осуществляет служба делопроизводства или исполнитель документа, уполномоченные на данный вид деятельности приказом исполнительного органа государственной власти.
6.10. Регистрация и учет документов в электронном виде осуществляются в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти в соответствии с перечнем согласно приложению к настоящим Правилам.
6.11. Документы в электронном виде формируются в дела в электронной форме в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание" - "ЭД".
6.12. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах исполнительного органа государственной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.13. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти.