2.1. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:
1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти;
3) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти;
4) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
5) реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
6) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа (служебные письма, договоры, соглашения, оформленные в установленном порядке, могут иметь несколько подлинников документов);
7) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
8) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
9) номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
10) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти;
11) служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
12) документ в электронном виде - документированная информация, представленная в электронной форме;
13) электронная копия документа - копия документа, созданная в электронном виде;
14) сканирование документа - получение электронной копии документа;
15) система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание документов в электронном виде и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
16) электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).