6.1. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными документа в системе "Дело" создается, отправляется и хранится регистрационная карточка (далее - РК) документа или регистрационная карточка проекта документа (далее - РКПД), которая является неотъемлемой частью документа. Передача документов из системы "Дело" в "Архивное дело" осуществляется вместе с их регистрационными данными.
6.2. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в системы "Дело" и "Архивное дело" допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронной копии документа несет участник в лице должностного лица - пользователя систем "Дело" и "Архивное дело", внесшего (зарегистрировавшего) РК (РКПД) документа в системах "Дело" и "Архивное дело".
6.3. В системе "Дело" существуют следующие виды документопотоков:
поступающая документация, в том числе обращения граждан (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация участника.
6.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
При создании электронных документов в системе "Дело" используются электронные шаблоны документов. Электронные шаблоны документов разрабатываются участниками и представляются министерству.
После включения документов в систему "Дело" формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные, согласно таблице:
N п/п | Наименование сведений о документе | Наименование поля РК | Характеристика информации, включаемой в РК |
1. | Адресант (автор) | корреспондент (гражданин) | наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
2. | Адресат | кому, адресаты | наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") |
3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | подписал | в соответствии с реквизитом "Подпись" |
4. | Наименование вида документа | заголовок РК | выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа выбирается из справочника "Группы документов" |
5. | Дата документа | дата | в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. | Регистрационный номер документа | Исх. N | в соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. | Дата поступления документа | от | дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
8. | Регистрационный номер входящего документа | N | номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
9. | Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи) | связки | в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. | Заголовок к тексту (краткое содержание документа) | содержание | краткое содержание документа (заголовок к тексту документа) |
11. | Индекс дела по номенклатуре дел | журнал передачи | индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
12. | Сведения о переадресации документа | журнал передачи | на основании указаний по исполнению документа |
13. | Количество листов основного документа и приложений | состав | количество листов основного документа и общее количество листов приложений после знака "+" |
14. | Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения) | поручение | указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие исполнителя, характер исполнения документа и срок исполнения |
15. | Отметка о контроле | поручение | отметка о контрольности поручения |
16. | Гриф ограничения доступа | доступ | в соответствии с отметкой о конфиденциальности |
17. | Сведения об УКЭП | файлы, поручение | сведения об авторе - владельце сертификата УКЭП и дате подписания |
18. | Проверка электронной подписи | проверка подписи файла, поручения | сведения о действительности УКЭП и сертификата |
19. | Подразделение - ответственный исполнитель документа | исполнитель | должность, фамилия, инициалы, рабочий телефон и подразделение лица, подготовившего документ |
20. | Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов) | файлы | сведения о количестве и именах файлов |
21. | Вид документа | классификатор | принадлежность документа к определенному виду по признаку общности функционального назначения |
22. | Рубрикатор | список рубрик | список тематических рубрик, к которым относится документ |
6.5. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) электронного документа или электронной копии документа. Файл электронной копии документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронной копии документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронная копия такого бумажного документа формируется в виде одного файла.
Допустимый формат и размер прикрепляемых файлов определяется министерством.
Пересмотр перечня регистрационных данных документов, формата и размера прикрепляемых файлов в процессе использования систем "Дело" и "Архивное дело", а также своевременное доведение их до участников возлагаются на министерство.
6.6. Для обеспечения уникальности регистрационных номеров документов в системе "Дело" министерством ведется классификатор участников, который используется в формировании регистрационных номеров документов и проектов к ним.