N п/п | Вид документа | Срок хранения документа | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. Организация системы управления | |||
1.1. Руководство | |||
1. | Проекты правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области | постоянное хранение <*> | |
2. | Информационные материалы к заседаниям Правительства Ростовской области | 5 лет ЭПК <**> | |
3. | Поручения руководства исполнительных органов Ростовской области, органов местного самоуправления; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению | 5 лет ЭПК | |
4. | Переписка участников, в том числе их структурных и подведомственных учреждений, по основным (профильным) направлениям деятельности | 5 лет ЭПК | |
5. | Проекты правовых актов областных исполнительных органов Ростовской области | 1 год | |
6. | Переписка о реализации решений координационных и совещательных органов | 5 лет ЭПК | |
7. | Проекты правил, инструкций, регламентов, подлежащих согласованию; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 5 лет ЭПК | |
8. | Проекты рекомендаций, подлежащих согласованию; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 5 лет ЭПК | |
9. | Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций | 5 лет ЭПК | |
1.2. Организационные основы управления | |||
10. | Переписка по организационным вопросам деятельности | 5 лет | |
11. | Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления | 5 лет ЭПК | |
12. | Переписка по разработке и изменению штатных расписаний | 3 года | после утверждения |
13. | Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству | 5 лет ЭПК | |
14. | Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных) | 5 лет ЭПК | |
1.3. Контроль | |||
15. | Переписка о ходе выполнения постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, указов и распоряжений Губернатора Ростовской области | 5 лет ЭПК | |
16. | Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан | 5 лет ЭПК | |
17. | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 лет | |
18. | Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения | 1 год | после снятия с контроля |
19. | Переписка по рассмотрению обращений граждан | 5 лет ЭПК | |
1.4. Правовое обеспечение деятельности | |||
20. | Переписка участников по вопросам правоохранительного характера | 5 лет ЭПК | |
21. | Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов | 5 лет ЭПК | |
22. | Переписка участников по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства | 3 года | |
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | |||
23. | Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий | 5 лет ЭПК | |
24. | Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой | 5 лет | |
25. | Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения | 5 лет ЭПК | |
26. | Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота | 5 лет ЭПК | |
27. | Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела | 5 лет ЭПК | |
28. | Отчеты, справки об объеме документооборота участников | 1 год | |
2. Планирование деятельности | |||
2.1. Прогнозирование | |||
29. | Акты выделения дел и документов к уничтожению | постоянное хранение | |
30. | Переписка о ходе выполнения целевых программ | 5 лет ЭПК | |
2.2. Текущее планирование | |||
31. | Оперативные планы работы (квартальные, месячные, недельные) по всем направлениям деятельности | ДМН <***> | |
32. | Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации | 5 лет | |
33. | Переписка по вопросам планирования | 5 лет | |
3. Финансирование деятельности | |||
3.1. Финансирование, кредитование | |||
34. | Переписка о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов) | 5 лет ЭПК | |
35. | Переписка об экономических нормативах | 5 лет | |
36. | Переписка о финансовом обеспечении всех направлений деятельности | 5 лет ЭПК | |
37. | Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды | 5 лет | |
38. | Документы (акты, докладные, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 лет ЭПК | |
4. Учет и отчетность | |||
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
39. | Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности | 5 лет | |
40. | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов и других административно-хозяйственных расходах | 1 год | |
41. | Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) | 5 лет | |
42. | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 лет | |
4.2. Статистический учет и отчетность | |||
43. | Инструкции (указания, задания, рекомендации) участникам по ведению встреч (переговоров) | 5 лет | |
5. Экономические, научные, культурные и иные связи | |||
5.1. Организация и осуществление связей | |||
44. | Инструкции (указания, задания, рекомендации) участникам по ведению встреч (переговоров) | 5 лет ЭПК | |
45. | Документы (доклады, справки, информации, сведения, отчеты) о проведении встреч (переговоров) с представителями зарубежных и российских организаций | 5 лет ЭПК | |
46. | Документы (программы, планы мероприятий, предложения, рекомендации, расчеты, справочно-информационные, статистические материалы, переписка) по вопросам экономических, культурных и иных связей | 5 лет ЭПК | |
47. | Переписка об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций | 5 лет ЭПК | |
5.2. Осуществление связей | |||
48. | Переписка о подготовке контрактов, договоров, соглашений | 10 лет ЭПК | |
6. Информационное обслуживание | |||
6.1. Сбор (получение) информации | |||
49. | Информационные обзоры (доклады) | ДМН | |
50. | Документы (заявки, переписка) об оформлении подписки на периодические печатные издания | 1 год | |
6.2. Распространение информации | |||
51. | Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций | 5 лет ЭПК | |
52. | Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном интернет-сайте | 5 лет ЭПК | |
53. | Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий | 1 год | |
7. Трудовые отношения | |||
7.1. Охрана труда | |||
54. | Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | 5 лет ЭПК | |
55. | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 лет ЭПК | |
56. | Переписка о проведении медицинских осмотров (диспансеризации) работников | 5 лет | |
57. | Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 лет ЭПК | |
8. Кадровое обеспечение | |||
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников | |||
58. | Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | 5 лет ЭПК | |
59. | Документы (заявки, переписка) о командировании работников | 5 лет ЭПК | |
60. | Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | 5 лет ЭПК | |
8.2. Установление квалификации работников | |||
61. | Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | 5 лет | |
62. | Документы конкурсных и аттестационных комиссий | 5 лет ЭПК | |
8.3. Повышение квалификации работников | |||
63. | Документы по формированию кадрового резерва | 5 лет ЭПК | |
64. | Планы повышения квалификации работников | ДМН | |
65. | Отчеты о выполнении планов повышения квалификации работников | 5 лет | |
8.4. Награждение | |||
66. | Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 лет ЭПК | |
9. Материально-техническое обеспечение деятельности | |||
9.1. Снабжение деятельности | |||
67. | Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности | 5 лет | |
10. Административно-хозяйственные вопросы | |||
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности | |||
68. | Переписка об изготовлении, уничтожении печатей и штампов | 3 года | |
69. | Документы (акты, докладные, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт | 1 год | |
10.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь | |||
70. | Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами | 3 года | |
71. | Переписка об обеспечении помещениями, средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий | 5 лет | |
72. | Переписка о состоянии внутренней связи | 5 лет | |
73. | Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи | 3 года | |
11. Социально-бытовые вопросы | |||
11.1. Социальное страхование | |||
74. | Документы (списки, планы-графики, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 3 года | |
75. | Списки детей работников | до замены новыми | |