Основанием для начала административной процедуры является подписание начальником отдела по работе с архивами или лицом, исполняющим его обязанности, ответа на запрос.
Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию в соответствии с их компетенцией;
письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
ответа с указанием результатов проверки соответствия направленных заявителем сведений сведениям, внесенным в реестр апостилей, проставленных Облкомкультуры.
Ответственный за делопроизводство отдела по работе с архивами регистрирует подготовленный ответ и направляет его заявителю.
Ответ на запрос при личном обращении может быть выдан заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность (для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность).
Перед передачей ответа заявителю на отправку сотрудник, ответственный за делопроизводство в отделе по работе с архивами, проверяет наличие подписей, виз, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.
Материалы исполненного запроса формируются в дела сотрудником, ответственным за делопроизводство в отделе по работе с архивами, в соответствии с номенклатурой дел.
Срок исполнения данной административной процедуры - 2 рабочих дня.