1. Похозяйственный учет ведется администрациями муниципальных образований сельских поселений, администрациями муниципальных образований городских поселений и администрациями муниципальных образований городских округов, имеющих на подчиненной им территории сельские населенные пункты (далее именуются администрации).
2. Документами похозяйственного учета являются:
Форма 1 - Похозяйственный реестр (Приложение N 1);
Форма 2 - Список лиц, проживающих на территории администрации 1 год и более (Приложение N 2);
Форма 3 - Список лиц, проживающих на территории администрации в служебных и специализированных жилых помещениях (Приложение N 3);
Форма 4 - Алфавитная книга хозяйств (Приложение N 4);
Форма 5 - Оленеводство, собаководство, основной промысловый инвентарь (Приложение N 5).
Формы, согласно приложениям NN 1 - 4, должны вестись в соответствии с настоящими Указаниями по ведению похозяйственного учета.
Приложение N 5 заполняется для районов Крайнего Севера.
3. Документы похозяйственного учета хранятся в администрации наравне с денежными документами и ценными бумагами. Ответственность за их сохранность, своевременную и правильную запись возлагается персонально на главу администрации (лицо, ответственное за ведение похозяйственного учета на территории администрации).
4. Администрации самостоятельно обеспечивают себя документами похозяйственного учета и Указаниями по их ведению.
Страницы каждого Похозяйственного реестра нумеруются, на последней странице указывается количество страниц, которое заверяется подписью и гербовой печатью. Количество необходимых документов похозяйственного учета выдается лицу, ответственному за их ведение на территории администрации, под расписку. В расписке указывается количество выданных документов и страниц в них.
5. Администрации раз в пять лет производят закладку документов похозяйственного учета по состоянию на 1 января путем сплошного обхода домов и опроса населения.
В последующие четыре года администрации проводят сплошную проверку и уточнение записей в ранее заведенных документах похозяйственного учета. Проверка и уточнение записей производятся по состоянию на 1 января путем сплошного обхода домов.
6. Перед началом закладки документов похозяйственного учета или сплошной проверки и уточнения записей в них, лицо, ответственное за ведение похозяйственного учета, выверяет список всех населенных пунктов, расположенных на территории администрации.
Кроме зарегистрированных сельских населенных пунктов, в список включаются все мелкие поселения, поселения служебного значения, отдельно расположенные жилые дома или группы домов (хутора, лесные сторожки, железнодорожные станции, разъезды, будки, отдельные коттеджи, загородные дома и т.п.). Они записываются в список после основного населенного пункта, с которым они связаны в административном или территориальном отношении, то есть так, как они числятся в учетных данных администрации.
После основного населенного пункта в список включаются также кооперативы индивидуального жилищного строительства, дачные, садовые и огороднические объединения (товарищества), массивы застройки, где в основном проживают семьи военнослужащих. Включаются учреждения социального назначения, специализированные и служебные помещения, помещения для временного пребывания населения (дома ребенка, детские дома, школы-интернаты для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, дома-интернаты для инвалидов, ветеранов, одиноких и престарелых, больницы для страдающих хроническими заболеваниями, религиозные учреждения, общежития, гостиницы, гостиницы-приюты, дома маневренного фонда, санатории, дома отдыха, турбазы и другие подобные жилые помещения).
Если лицо, ответственное за ведение похозяйственного учета на территории администрации, не может лично посетить все дома в течение января и провести в этот срок закладку документов похозяйственного учета или сплошную проверку и уточнение записей в них, в помощь ему привлекаются лица из состава местных жителей, способных выполнить это поручение. В этих целях уточненные списки населенных пунктов разбиваются на отдельные четко ограниченные участки и распределяются между привлекаемыми к работе лицами. В жилых помещениях, принадлежащих предприятиям, организациям, учреждениям, в многоквартирных домах ведомственного и муниципального жилищного фонда, в кооперативах индивидуального жилищного строительства, дачных кооперативах с постоянно проживающим населением, в массивах застройки, где проживают семьи военнослужащих, и в других организованных поселениях к работе привлекаются лица из состава жилищно-эксплуатационного управления, домоуправления, администрации, правления. Список привлекаемых к работе лиц с распределением кому и в каких населенных пунктах, на каких улицах (в крупных населенных пунктах) поручается провести эту работу, утверждается решением главы администрации.
Лица, привлекаемые к работе, предупреждаются о недопустимости разглашения конфиденциальной информации, содержащейся в документах похозяйственного учета. Всей работой привлеченных лиц руководит специалист, ответственный за ведение похозяйственного учета на территории администрации. Он выдает документы похозяйственного учета для их заполнения или сплошной проверки и уточнения записей в них, а также лично принимает их, контролируя при этом правильность оформления записей, четкость и обоснованность внесенных уточнений, наличие подписей члена хозяйства и лица, проводившего запись и проверку.
Любые исправления должны быть оговорены и заверены подписью главы администрации.
7. Администрации муниципальных образований муниципальных районов и городских округов с привлечением органов государственной статистики консультируют администрации по вопросам постановки и ведения первичного похозяйственного учета, наблюдают за его правильным ведением, оказывают помощь в устранении выявленных недостатков.
8. Данные документов похозяйственного учета используются финансовыми, сельскохозяйственными, статистическими, страховыми органами, налоговыми инспекциями, администрациями и другими органами исполнительной власти Республики Коми для ведения финансово-хозяйственной деятельности, выдачи справок, составления отчетности и других нужд.