3.4.1. Основанием для начала административной процедуры по проставлению апостиля является принятие должностным лицом решения о проставлении апостиля.
Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.
Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 x 10 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен быть дан на французском языке - "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)". Апостиль может быть выполнен также способом компьютерного набора.
Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от предусмотренных административным регламентом способов не допускается.
3.4.2. Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста документа на свободном от него месте, либо на оборотной стороне текста официального документа, либо на отдельном листе бумаги. Компьютерный набор апостиля осуществляется на отдельном листе бумаги.
В случае проставления апостиля на отдельном листе листы документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо специальным тонким шнуром (лентой). Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется оттиск гербовой печати отдела загс области, который располагается равномерно на "звездочке" и на листе. Сведения о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью листов заверяются подписью уполномоченного должностного лица.
Максимальный срок выполнения действия составляет 15 минут.
3.4.3. Должностное лицо заполняет проставленный им оттиск штампа "Апостиль".
В строке 2 апостиля указывается в творительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, предоставленный для проставления апостиля.
Если предоставленный к проставлению апостиля официальный документ, подписанный должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" после слова "подписан" вместо фамилии указывается "должностным лицом".
В строке 3 штампа "Апостиль" указывается должность лица, подписавшего документ.
В строке 4 штампа "Апостиль" указывается официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати.
В строке 5 штампа "Апостиль" в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.
В строке 6 штампа "Апостиль" цифрами указывается дата проставления апостиля.
В строке 7 штампа "Апостиль" указываются в творительном падеже фамилия и должность лица, подписавшего апостиль, а также название удостоверяющего органа.
В строке 8 штампа "Апостиль" указывается номер, соответствующий порядковому номеру записи в журнале регистрации проставления апостиля на свидетельства и справки о регистрации актов гражданского состояния.
В строке 9 штампа "Апостиль" проставляется оттиск гербовой печати отдела загс области.
В строке 10 штампа "Апостиль" ставится подпись должностного лица отдела загс области, проставившего штамп "Апостиль".
Текст в штампе "Апостиль" должен быть напечатан или четко написан от руки. В штампе "Апостиль" могут применяться штампы с текстом соответствующих надписей.
Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут на один документ.
3.4.4. Результат административной процедуры - проставленный штамп "Апостиль".